Fokozottan érvényes ez a munkahelyi kapcsolattartásra: az elektronikus levelezésen túl mostanra a munkamegbeszélések is a legtöbb helyen döntően online zajlanak.

Ugyanez történt az oktatásban és a kulturális élet számos területén, de a családi és baráti kapcsolattartásban, vagy szabadidős tevékenységeink jelentős részében is.

Teljes joggal merül fel hát az igény, hogy a megváltozott fizikai körülmények közepette a szakmai és tudományos konferenciák megrendezéséről, sőt a szakkiállításokról se kelljen lemondanunk, hanem megtarthassuk online eszközökkel.

Amikor sebtében átmentjük online-ra a konferenciát…

A hirtelen felmerülő szükségletek miatt a legtöbb esetben ugyanazokon az online platformokon képzeljük el egy konferencia virtuális megvalósítását (legyen az hibrid vagy teljesen online), mint amelyeket a home office-ból intézett munkahelyi meetingekre kezdtünk el hirtelenjében használni – több-kevesebb elégedettséggel.

Ez nagyjából a következőket tudja biztosítani:

● Van egy online platformunk (pl. a Zoom, Google Meet, WebEx), melyet elsősorban a térben egymástól távol lévő kollégák munkamegbeszéléseinek céljára fejlesztettek ki, de bizonyos paraméterei alkalmasak lehetnek konferencia lebonyolítására is.

● A konferencia résztvevői e-mailben kapnak meghívót és/vagy linket az eseményhez, illetve a felülethez, amelyen a konferencia zajlik. A résztvevők a számukra kényelmes és biztonságos, tetszőleges helyszínről jelentkeznek be, ami ad absurdum akár az otthoni kanapéjuk, vagy egy kerti függőágy is lehet. Ez azért elég jól hangzik, nem?

● Az előadó (szintén az általa választott tetszőleges helyen) megtartja előadását, mely lényegében egy online stream formájában, valós időben képpel és hanggal követhető a résztvevők számára. Ebben a vonatkozásban a konferencia értéke közelít egy hagyományos offline konferenciáéhoz, hiszen hasznos anyagot kapunk.

● Szerencsés esetben az előadónak bizonyos prezentációs eszközök alkalmazására is lehetősége nyílik, amennyiben rendelkeznek a megfelelő bővítményekkel, melyek pl. PPT vagy videó beadását teszik lehetővé.

● A streammel párhuzamosan jellemzően kapunk egy chatfelületet is, amelyben a résztvevők nyilvánosan kommentelhetnek – jelezhetik pl. technikai problémáikat, de esetleg szakmai észrevételeiket, kérdéseiket is hozzáfűzhetik a témához. (Az már egy következő kérdés, hogy ki és mit kezd ezekkel a – tapasztalatok szerint előbb-utóbb követhetetlen kommentáradattá váló – hozzászólásokkal.)

● Mivel technikailag minden résztvevő számára adott a megszólalás lehetősége, bizonyos korlátok között kivitelezhető egyfajta szakmai vita, vagy hogy kérdéseket lehessen feltenni az előadónak. Beállítástól függően a megszólalások vagy a host engedélyével (a kézfeltartás funkcióval), vagy korlátlanul engedélyezhetők, illetve le is tilthatók.

● Az előadás vagy program végeztével a platform bezár, az online térből a következő programpontig mindenki visszavonul a saját fizikai terébe, hogy otthona/irodája magányában megigya kávéját, vagy elfogyassza ebédjét.

Miért érezzük azt, hogy nem igazán rajongunk a fenti konferenciáért?

Amennyiben az alapvetően meetingekre optimalizált platformokon keresztül szervezünk konferenciát, valószínűleg az előadások hallgatása közelíti meg legmaradéktalanabbul egy hagyományos konferencia hozadékát. Ám amint az előző cikkünkben utaltunk rá, egy konferenciával kapcsolatban a tapasztalt előadók meghallgatása csak az egyik kulcstényező a résztvevők motivációit illetően. Legalább ekkora súllyal esnek latba azok az egyéb szempontok, amelyek leginkább az interaktivitás és a networking fogalmaival írhatók le. Ezek a nagyon is jogos igények azonban egy Zoom-meeting során egyáltalán nem vagy csak igen korlátozottan fognak teljesülni, illetve a résztvevők számos technikai bosszúsággal, nehézséggel kerülhetnek szembe.

Technikai nehézkességek:

● Alkalmazástól függően legalább a hostnak regisztrálnia kell, de sokszor a résztvevőknek is le kell tölteniük az alkalmazást vagy valamilyen bővítményt, programot.

● A résztvevők számára kiküldött, a belépéshez szükséges adatok jellemzően megjegyezhetetlen url-címek, melyet ha nem mentett el előrelátóan valami jól elérhető helyre, akkor minden egyes belépéskor kezdődhet a lázas keresgélés az e-mailek információi között, hogy aztán hosszú percek bosszankodása után nagy nehezen utolsó pillanatban essen be az ember az előadásra – ismerős??

● Az ingyenes verziók 30-60 perc után jó eséllyel kidobják a felhasználót a felületről.

(Kiegészítés: nem is olyan régen volt szerencsénk olyan webinart végig hallgatni egy érdekes témában, ahol a fenti kihívások miatt a 4 beszélgető partnerből végül csak 3 lett, mert nem tudott előadói jogkörrel belépni az egyikük… Vesztett így az előadó, a közönség és a szervező is.)

Tartalmi hiányosságok:

● A moderátor által irányítható, koordinált szakmai vita levezetése nem igazán valósítható meg – egy nagy létszámú konferencia esetén kaotikussá, esetlegessé és követhetetlenné válik a szó megadása, a hozzászólások és a hozzászólók követése.

● A menet közben felmerülő kérdéseket legfeljebb a chat-funkcióban tudjuk eljuttatni az előadónak. Ezzel az a gond, hogy egyrészt elvesznek a hozzászólás folyamban, másrészt az előadótól nemigen várható el, hogy beszéde közben ezeket is kövesse és kezelje.

Nincsen ideális mód arra, hogy az előadások párhuzamos szekciókban folyjanak, mint ahogyan azt egy offline konferencia esetén megszoktuk egy valódi rendezvényközpont különtermeiben.

● A nem verbális típusú konferencia-műfajok, mint a poszter vagy akár egy szakkiállítás, kiesnek a programlehetőségek közül, mert technikailag nem oldhatók meg.

● Az absztraktokat nem lehet elérhetővé tenni az online felületen, noha ezekre előadás közben is igényt tarthatnak a résztvevők a jobb tájékozódás érdekében.

● Brosúrák, információs anyagok és névjegykártyák sem férhetők hozzá, pedig ezek egy hagyományos konferencia lényeges tárgyi információhordozói, melyet a résztvevők nem csak helyben forgatnak, de szívesen magukkal is visznek.

● A résztvevők nem tudnak információhoz jutni egymásról sem: ki honnan jött, kicsoda, mik a szakmai eredményei, szakterülete stb.

● Az előadás végeztével a meetingablak többnyire bezár, és ezáltal a résztvevők elesnek a konferenciák másik nagy vonzerejétől: az egyébként a szünetekben és a szabadidős programok alatt zajló személyes beszélgetésektől, melyek egyúttal a szakmai kapcsolatépítés legkiválóbb lehetőségei. A konferencián való részvételnek ez az egyik fő mozgatórugója – ha ez kiesik, az ezzel járó veszteség megkérdőjelezi a konferenciarendezés értelmét.

Teljes értékű konferenciaélmény tisztán online eszközökkel

A 21. század kihívásaira 21. századi eszközökkel kell reagálnia a konferenciaiparnak is, miközben nem mond le mindazokról az előnyökről, melyeket a hagyományos rendezvényektől megszokott és joggal elvár a résztvevő.

Olyan online konferenciaplatform kell, mindazokkal a speciális funkciókkal, melyek kifejezetten konferenciákra és expókra szabva nyújtják egy szakmai találkozó minden lehetséges hozadékát a résztvevőknek, biztonságos és költséghatékony online keretek között. Résztvevőknek, szervezőknek, előadóknak és kiállító partnereknek egyaránt.

Networking online!

Egy jól felépített online platform eddig is eredményezett üzleti és emberi kapcsolatokat, hosszú, időtálló partneri kapcsolatokat. Nem a módszer az új most, hanem az, hogy ezt hogyan lehetne konferenciáknál használni.

A jó networking alapvető igénye online, hogy:

● ne legyen kihívás a használata, mert csak fölösleges feszültséget okoz

● Tudjuk szabályozni, hogy kivel akarunk beszélni. Legyen az csoportos Chat, vagy privát.

● Legyen lehetőség kontakt info cserére.

Ha ezek megvannak, akkor az előadás alatt, két előadás között élmény az online konferencia is, még egy networking gurunak is.

Nem kell újra kitalálni az online networkinget! Csak implementálni kell a konferenciák igényeihez!

Legyen interaktív. Online, egyirányú streamet nézheted bármikor.
A másik fontos része a jó online megjelenésnek és online konferencia élménynek, ha az előadó épp annyira elérhető, mint egy offline eseményen.

Tudnunk kell:

● Kérdezni tőle, ha az előadásával kapcsolatban valami nem tiszta.

● Tudjon ő kérdezni tőlünk. Rendkívül fontos, hogy az előadás így tudjuk online formában is interaktív lenni!

● El tudjuk érni előadás után is, ne tűnjön el az éterben, ahogy bezárul a Zoom ablak.

Mindezt szem előtt tartva, egy jól kialakított, szakértő stáb által kurált és felügyelt Q&A funkció meg tudja teremteni azt a légkört, hogy beszélhessünk és interakcióba kerülhessünk az előadóval. Hiszen az is fontos része egy konferenciának.

Megoldás!

Sok megoldás és próbálkozás is létezik, de olyan, ahol minden igény ki van elégítve a fentiek közül, még nem sok.

Mindemellett, amit nagyon fontosnak tartok:

Két lényeges elem nélkül mindegy, milyen technológiát használunk. A helyzet új gondolkodást és felkészülést igényel mind szervezői és előadói, mind résztvevői oldalról. Kell az a megfelelő nyitottság az újra, amivel bármilyen helyzeten felül lehet kerekedni és ki lehet aknázni a lehetőségeket. Ha online, akkor úgy :)

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!