Mivel azonos számú munkavállaló esetén az egyterű irodával jelentősen kevesebb területre van szükség, mint a hagyományos, zárt, munkatársakat elszeparáló dobozos elrendezés esetén, valamint a 2008-as gazdasági válság rákényszerítette a cégeket a költséghatékonysági szempontok egyre fokozottabb figyelembevételére, az elmúlt évtizedben egyre több vállalat választotta és választja munkavállalói számára a nyílt terű irodahelyiségeket. A növekvő népszerűségnek kedvez, hogy a „nyitott” és „nyitottság” kifejezések egyértelműen pozitív jelentéstartalommal bírnak, melyeket gyakran asszociálunk pozitív érzelmekkel, ötletek hatékony megosztásával és akadálymentes működéssel. Mára már az USA cégeinek közel 80 %-a (köztük a Google, Apple és Facebook), Nagy-Britannia cégeinek pedig 49 %-a használja az egylégterű, nagy alapterületű irodai elrendezést.

A vállalatvezetők és tulajdonosok a gazdaságossági megfontolások mellett minden cégre érvényes általános szabályként természetesen azt hitték és remélték, hogy az open office segíteni fogja a csapatmunkát, hatékonyabbá teszi a kommunikációt és szervezeten belüli együttműködést, illetve a munkahelyi légkör javításával növeli a cég iránti elkötelezettséget, lojalitást, illetve hozzájárul a munkavállalói elégedettség növeléséhez. Azonban hamar realizálódott, hogy az egylégterű irodák nem nyújtanak megfelelő munkakörnyezetet minden cég és munkavállaló számára, mivel az optimális munkakörnyezet cégenként eltérő, így az irodai környezet kialakítása során is egyedi megoldásokra van szükség. Minden cég és minden munkavállaló különböző, ezért az iroda elrendezéséről szóló döntésnél a potenciálisan leghatékonyabb munkakörnyezet megteremtéséhez feltétlenül szükséges az adott iparágat, szervezeti struktúrát, vállalati kultúrát, az egyes szervezeti egységek és munkavállalói szintű munkastílusokat és igényeket részletesen feltérképezni. Gondoljunk csak arra, hogy ami például munkavállalóként beválik, az nem feltétlenül igaz vezetőként vagy tanácsadóként!

Minden egyes irodai kialakítást, elrendezést érintő lépés komoly szervezetfejlesztési aspektussal rendelkezik az adott cég számára legoptimálisabb munkakörnyezet megteremtéséhez. Az egyterű irodáknak is, mint oly sok mindennek, természetüknél fogva megvannak a maga előnyei és hátrányai. Az irodatípus továbbra is növekvő népszerűsége ellenére egyre több kutatás lát napvilágot, amelyek szerint a nyitott légterű irodák több negatívummal rendelkeznek, mint pozitívummal. Mindezek ellenére az open office erősségei vitathatatlanok. Nézzük, mik lehetnek a pozitívumai egy open office-nak?

Mik az open office előnyei

1. Hatékonyabb kommunikáció és jobb networking lehetőségek
Falak és egyéb elszigetelődést elősegítő akadályok nélkül egy nyitott iroda jobban átlátható, barátságosabb (nemcsak új munkavállaló érkezése esetén), a kollégák közötti gyors és könnyű információváltást teszi lehetővé. A nyitott terekből adódó állandósult közösségi szemlélet erősíti a csapatot, a valahova, egy csapatba tartozást segíti elő. Beosztástól függetlenül a megközelíthetőség érzése hozzájárul egy összetartóbb, de mégis lazább munkakörnyezet kialakulásához, az adott szervezeten belüli és kívüli munkatársak körében kialakult közvetlenebb kapcsolat pedig hatékony platformként szolgálhat a kreatív ötleteknek is, melyek a projekt alapú működést tehetik hatékonyabbá. Az open office vagy ún. shared közösségi office kialakítás nagyszerű lehetőség lehet freelancerek számára a többiekkel való networkinghez, akik alapvetően távoli munkavégzés formájában otthonról, online munka formájában dolgoznának.

2. Költséghatékony
Egy nyitott iroda nemcsak jobban átlátható, hanem gazdaságosabban fenntartható. A jobb területkihasználás és flexibilis átrendezés lehetősége mellett egy open office bérlése anyagilag kedvezőbb, mint a minden egyes munkavállaló részére külön kialakításra kerülő irodák (akár épületek) együttesébe való befektetés.

3. Rugalmas elrendezés, jobb esztétika és trendiség
Egy nyílt légterű irodahelyiséget számos módon lehetséges úgy megtervezni, kialakítani és berendezni, hogy az a lehető leginkább megfeleljen az egyes munkavállalói és céges igényeknek. Az egyterű irodákban ugyan lehetőség nyílik a dekorációval (fancy design tárgyakkal) kísérletezni, pihenő és szórakoztató sarkokat létrehozni vagy az asztalok elrendezésén módosítani és újakat hozzáadni, ám rendkívül fontos a békés és produktív üzletmenet folytonosság fenntartása érdekében, hogy a különböző munkát végző, különböző beállítottságú emberek igényeit figyelembe vegyük, akár mekkora cégről is van szó. Kutatások azt bizonyítják, hogy valamilyen privát térre mindenképpen szükség van akkor is, ha a munka alapvetően egy légtérben zajlik. Hasznos helyet teremteni külső és belső megbeszélésekre egyaránt szolgáló, előre lefoglalható kisebb és nagyobb tárgyalóknak, zárt, kisméretű munkaállomásoknak, ad-hoc megbeszéléseknek és rövid telefonálásoknak.

4. Könnyebb felügyelet
Az open office további előnye, hogy az egy légtérben és együtt dolgozó team leaderek vagy line managerek könnyebben figyelemmel tudják kísérni a közvetlen csapatukba tartozó kollégák munkateljesítményét. Sokan idegenkednek attól, hogy túl közel ülnek egymáshoz a kollégák, vagy a körülöttük lévő, mögöttük mászkálók ráláthatnak a képernyőjükre, amire pedig egy nagy nyitott térben jelentős esély van. Sokakat ugyanakkor jobb teljesítményre is ösztönözhet, ha vezetőikkel közös térben dolgozhatnak.

5. Megnövelt produktivitás
A munkavállalók közötti hatékony kommunikáció, gyakoribb kooperáció és a divatos open office informális atmoszférát biztosító munkakörnyezete sokak számára rendkívül motiváló tud lenni, amely növelheti a produktivitást. Természetesen vezetőként vagy tulajdonosként az iparágtól, az üzlet típusától függ elsődlegesen, hogy a nyílt légterű iroda optimális munkakörnyezetet biztosíthat-e.

Kihívások a nyitott, egylégterű irodáknál
A lehető legoptimálisabb munkahelyi légkör kialakítása érdekében az open office számos előnye mellett szükséges annak hátrányait is figyelembe venni, mivel egyre növekvő számú kutatási eredmény támasztja alá a nyílt légterű irodai elrendezéssel kapcsolatban, hogy a munkavállalói elégedettség és az open office között erős korreláció van. Kutatások kiemelik, hogy a munkavállalók rendkívül magas arányának számára meghatározó munkakörnyezetének minősége és hasonló arányt képviselnek azok, akik szerint az is befolyásolja munkájuk minőségét, hogy hol és milyen irodában dolgozik. Továbbá a külföldi kutatások rámutatnak arra is, hogy az open office-ban dolgozók hajlamosabbak koncentráció zavarra, produktivitásuk 15%-kal csökkenhet, valamint 62%-kal növekedhet a betegszabadság napjainak száma. Nézzük, melyek az open office-al kapcsolatos leggyakoribb ellenérvek!

1. Privát szféra hiánya
A nyitott, egylégterű irodák sajátossága, hogy minél több kollégával osztozunk a rendelkezésre álló területen, annál zajosabb, kényelmetlenebb, zavaróbb tud lenni a közös munka. Sokan védtelennek és egyszerre túl sok ingernek kitéve érzik magukat a nyitott irodai légkörben. A személyes tér hiánya - akár az ügyvezető igazgató, a projektmenedzser vagy elemző kolléga esetében - feszültséget okozhat, amely rövid és hosszú távon is negatív hatással lehet a termelékenységre nézve.

2. Túl sok zavaró tényező
A kutatások szerint a legtöbb open office környezetben dolgozót az állandó zaj és a koncentrált munkavégzésből kizökkentő ingerek zavarják. Az open office légkör velejárója, hogy sosincs menekvés, ha valaki kérdezni akar. Kényelmetlenül érezhetjük magunkat, ha a közelünkben lévő kollégák mellettünk folytatják privát telefonbeszélgetéseiket, egyezkednek arról, hogy télen mennyire legyen meleg vagy nyáron hideg, mit rendelnek ebédre, vagy éppen jól láthatóan YouTube videókat nézegetnek munkaidőben. A frusztráltság csökkentésére e cikk írójának ajánlott eszközei a fülhallgató és füldugó.

3. Magas stressz szint
A személyes tér hiányának és a periodikusan megjelenő, munkavégzést megzavaró, kizökkentő ingerek sokaságának eredményeképpen az open office légkörben a kollégák feszültsége és így a munkahelyi stressz szintje jelentősen megnövekedhet. Mindehhez hozzájárulhat az is, hogy az egyterű irodákban dolgozók jellemzően átjáróháznak érzik munkahelyüket, hiszen egy területen túl közel ülnek egymáshoz a kollégák, illetve állandóan a vezetőik és társaik szeme előtt vannak. Olyan egyéb frusztrációt okozó, gyakori helyzet is előállhat, amikor számunkra nem szimpatikus kollégákkal kell osztoznunk egy közös asztalon napi szinten.

4. Bacilus paradicsom
A nyílt légkör kialakítású iroda velejárója, hogy a bacilusok könnyebben, gyorsabban terjednek. Abban az esetben is, amikor betegek vagyunk vagy érezzük, hogy már lappang bennünk valami, az a legfontosabb, hogy tiszteletben tartsuk a kollégáinkat és igénybe vegyük a home office lehetőséget. E sorok írójának lehetősége volt megtapasztalni a nagyvállalati irodai kialakítás számos formáját a hatalmas, egylégterű, nagy alapterületű irodai elrendezéstől a kicsi, 5 m2-es, rendre zárt ajtós irodahelyiségekből (vagy inkább kutricákból) álló megoldásokig. Annak ellenére, hogy problémás lehet a mindenki számára ideális fűtés vagy klíma hőmérsékletének eltalálása, az energiaital édes szaga, a hangos telefonálások, kétség nem fér hozzá, hogy az egyes szakterületek munkájának jellegét is figyelembe vevő open office kialakítás a kedvencem. Számomra az akár azonnal nyújtott és kapott segítség, visszajelzés, támogatás az open office legnagyobb előnye.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!