A legtöbb cég elindult a digitalizáció útján, szeretné minél nagyobb mértékben papírmentessé tenni a folyamatait. Ez az igény az elmúlt időszakban jelentősen felerősödött, fontos értékké vált, hogy a gazdaság szereplői távolról is el tudják egymással intézni a szükséges ügyeket. Lassan a gazdasági esemény teljes folyamata digitalizálható, nem elég csupán egy jó számlázó programot választani, a számlázáshoz kapcsolódó ügyvitelt is érdemes elektronikusan és integráltan kezelni. Így a végén kapunk egy teljesen vagy közel teljesen papírmentes számlázási és a számlázáshoz szorosan kapcsolódó folyamatot.
Online számlázó használata
A papírmentes számlázás első lépése a kézi számlatömb felszámolása. Hosszú távon a kézi számlatömböt annak is érdemes elhagynia, aki csak havi egy-két számlát állít ki, ugyanis az adóhatóság részére 2020.07.01-jétől azon számlák is adatszolgáltatás kötelesek, amelyek adótartalma nulla, azaz az adómentes és fordított adózású számlákat szintén jelenteni kell a NAV részére. Annak érdekében, hogy elkerüljük a dupla adminisztrációt (kézi számlatömb kézzel történő kitöltése és a NAV Online Számla rendszerben az adatszolgáltatás begépelés), célszerű online számlázót választani, ahol a számla kitöltése után a NAV adatszolgáltatás azonnal és automatikusan megtörténik.
E-számla
Elektronikus számláról beszélünk abban az esetben, hogyha a számla a kibocsátás és a befogadás pillanatában is elektronikus, a számlaadatok adatállományként, elektronikus úton kerülnek továbbításra befogadó fél részére adatfeldolgozás céljából. Ez azt jelenti, hogy az e-számla csak elektronikus formában hiteles, kinyomtatva nem hiteles számla. E-számla kiállítása esetén tehát teljes mértékben megvalósul a papírmentes számlázás.
Ügylethez tartozó dokumentációk
Amennyiben elektronikus számlát állítunk ki a vevőnk részére, úgy a számla tartalmazhatja az ügylethez tartozó összes dokumentációt. Hogyan lehetséges ez? Az elektronikus számla PDF-be beleágyazható csatolmányként akár megrendelőlap, munkalap, szállítólevél vagy egyéb bármilyen az ügylethez tartozó dokumentum. Így az adott gazdasági esemény igazolásai szintén elektronikus formában létezhetnek a papír alapon történő kiállítás helyett.
Számla kiküldése e-mailben vevő részére
E-számla kiállítása során a számla kiküldése online történik a partner részére, ellenben a papír alapú számlával, amelyet feltétlen ki kell nyomtatni, postán eljuttatni az ügyfél részére és az átvételt igazolni kell. Ezzel szemben a számlázó programban kiállított számla kiküldhető a vevő részére e-mailen keresztül közvetlenül a számlázóból. Továbbá követhető, hogy a vevő letöltötte-e, befogadta-e a számlát. Amennyiben úgy látjuk a számla státuszán, hogy a vevő nem töltötte le a számlát huzamosabb ideig, akkor lehetőségünk van újra küldeni a részére. Egy digitálisan továbbított számla könnyebben utókövethető, egy postán kavargó számláról sokkal tovább tart kideríteni, hogy mi történt a számlával.
Papír alapú számla digitalizálása
Papír alapú számla esetében lehetőség van digitális archiválásra a könnyebb tárolás és a papírhegyek megszűntetése érdekében. Ez azt jelenti, hogy a kibocsátott papír alapú számláról elektronikus másolat készíthető és azt tárolhatja megőrzésre a kötelezett. Ilyenkor a papír alapú számla digitalizálása szkenneléssel történik, ezt követően a számlát el kell látni egy hitelesítési záradékkal, amely során a jelenleg hatályos jogszabályok egy emberi tevékenységet várnak el arra vonatkozóan, hogy a digitalizált képi adat, azaz számlakép az eredeti számlával megegyező pontos másolata. A teljes folyamat hitelesítése érdekében az elektronikus másolatot digitális aláírással és időbélyeggel kell ellátni.
Számla eljuttatása a könyvelő részére
A digitalizált számlát könyvelőnknek elküldhetjük elektronikusan is vagy online számlázó esetében jogosultságot adhatunk számára a számláink kezeléséhez. Így a kiállított számlákat nem szükséges papír alapon átadni, elegendő a könyvelőnknek letöltenie a számlákat, számlaállományokat ahhoz, hogy megtörténjék a könyvelés. Amennyiben a számlázó program rendelkezik olyan adatexporttal, amelyet a könyvelőprogram be tud olvasni, akkor a könyvelő részére elegendő az adatfájlt megküldeni feldolgozásra, így szintén teljesül a teljesen papírmentes könyvelés.
Hosszú távú számlatárolás
A papír alapú számlák tárolása előbb-utóbb papírhegyeket eredményez. A tárolás, archiválás egy számlázó program esetében sokkal könnyebben megoldható, hiszen például a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó a kiállított számlákhoz - előfizetési csomagtól függően - akár 10 évig online elérhetőséget biztosít ügyfelei számára.
Összefoglalva
Az igény folyamatosan jelen van a minél nagyobb mértékű digitalizáció irányába. Fontos minden cég számára, hogy ismerkedjen meg a lehetőségekkel, megoldásokkal és a számára legmegfelelőbb és hosszú távra leginkább kivitelezhetőbb folyamatot válassza a papírmentes iroda felé.
Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!
