Mitől elektronikus a számla?
Elektronikus számláról beszélünk abban az esetben, hogyha a számla a kibocsátás és a befogadás pillanatában is elektronikus, a számlaadatok adatállományként, elektronikus úton kerülnek továbbításra befogadó fél részére adatfeldolgozás céljából. Fontos, hogy a számlaadatok feldolgozható adatállományként kerülnek továbbításra, azaz a befogadó fél a számlaadatokat beolvasva automatizáltan is fel tudja őket dolgozni.
Mi az a feldolgozható adatállomány?
Az elektronikus számlának tehát tartalmaznia kell egy automatizáltan feldolgozható számlaadat állományt. Ez azt jelenti, hogy vagy maga az elektronikus számla a számlaadat állomány, mint például EDI számla esetében vagy a megjelenített számlakép tartalmazza az adatállományt. Az elektronikus számla megjelenési formátumára nincsen jogszabályi előírás, azaz a kimeneti fájl lehet akár PDF, képfájl (jpg) vagy szöveges fájl (TXT). A kimeneti vagy megjelenítési fájlra azért van szükség, hogy biztosítani tudjuk a számla emberi szem által történő olvashatóságát és értelmezhetőségét. Önmagában egy számlaadat fájl nem feltétlen értelmezhető egy átlag felhasználó számára, az automatizált adatfeldolgozásra készült.
Hol található a feldolgozható adatállomány?
Az elektronikus számla kimeneti fájlformátuma a könnyebb kezelhetőség érdekében kerül használatra, míg a számlaadat állománnyal a könnyebb feldolgozhatóság érdekében dolgozunk. A számlaadat állomány a kimeneti, megjelenített fájllal összefűzve vagy annak csatolmányaként található. Például gyakori megoldás a PDF-be ágyazott XML vagy TXT adatállomány.
Milyen adatállományokat keressünk egy számla esetében?
Nincsen jogszabályi előírás arra vonatkozóan sem, hogy kizárólag egyfajta kimeneti fájl vagy egyfajta adatfájl használható egy számla esetében, megengedett mindkét esetben a többfajta megjelenítés és több típusú adatszerkezet használata. Ez azt jelenti, hogy például egy PDF-ben megjelenített elektronikus számla akár tartalmazhat XML, TXT, CSV adatfájlt is csatolmányként. Míg korábban jogszabály rendelkezett az elektronikus számla csatolmány adatfájl formátumáról, addig a hatályos jogszabályi elvárásokban már semmilyen előírás nincsen erre vonatkozóan. A 2010/45/EU irányelv az elektronikus számlára vonatkozó technológiai megoldásokat nem redukálta le az EDI és a PKI, illetve annak adatfájljának megoldásaira, inkább nagyobb rugalmasságot biztosítva lehetőséget ad új technológiák bevezetésére, használatára. A jogalkotó szándéka szerint a technológiai megoldások redukálásának feloldásával az elektronikus számlázás elterjedését kívánja elősegíteni az Európai Unió tagállamaiban.
Mi az előnye a feldolgozható adatállománynak?
A számlabefogadói és könyvelői oldalon egyre nagyobb igény keletkezik a számlaadatok automatizált feldolgozására. A számlaadat fájlból automatizáltan lehetséges a számlaadat betöltése, beolvasása és feldolgozása, amellyel rengeteg idő és munkaerőforrás takarítható meg, mind a befogadó, mind pedig a könyvelő cégek részéről.
Összefoglalva
Elektronikus számla esetében a számlaadatok feldolgozhatók automatizáltan, az adatfájlt maga az e- számla tartalmazza beágyazottan. A T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó elektronikus számlái esetében a PDF számlába beágyazva tartalmazza csatolmányként a feldolgozható CSV és XML adatfájlt.
Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!
