„Egy online számlázó programban digitálisan létrehozott számla automatikusan még nem lesz elektronikus számla, így papír alapú verziójára is szükség van, de mindenképpen egyszerűbbé teszi például a július 1-től életbe lépő új NAV előírásnak megfelelő számla regisztrációt. Éppen ezért várható, hogy tömegesen térhetnek át digitális számlázásra a vállalatok és vállalkozók a következő időszban.” – mondta el Somkuti András a Docler Holding elnök vezérigazgatója és az e-aláírás specialista NETLOCK ügyvezetője. Ettől az időponttól minden belföldi adóalany felé kiállított számláról adatot kell szolgáltatni a NAV digitális rendszerében. Könnyen belátható, hogy mindez az online számlázó programok segítségével egyszerűbben megtehető, mint a kézzel írott papír számlatömbök, illetve a számítógépre telepített számlázóprogramokkal készített és kinyomtatott számlák használatával. Fontos érteni azt is, hogy ha egy befogadásra kerülő, kinyomtatott számlát, hosszútávon elektronikusan akar megőrizni a cég, akkor szükséges azt, hiteles másolatkészítéssel elektronikussá konvertálni.

Beérkező és kimenő számlák teljes digitalizációja ma már nem luxus
Már egy közepes vállalat esetén is éves szinten akár 5-10 ezer papír alapú számla keletkezhet. Ezek nyomtatása, postázása, tárolása és szakszerű archiválása, adott esetben visszakeresése jelentős költségeket és munkaidő ráfordítást igényel.

Ha egy vállalat áttér a kimenő számlák esetén e-számlázásra, azonnal megtakarítható a nyomtatás és postaköltség.

Amennyiben a bejövő számlákat is digitálisan kezelik, “érkeztetik” - az alvállalkozók által küldött e-számlákat törvényileg megfelelő módon archiválják, a papíron beérkező számlákat pedig, szintén a törvényileg szabályozott módon, automatizáltan digitalizálják (e-konverzió, hiteles másolatkészítés) - akkor rengeteg adminisztrációra fordított munka is megtakarítható, miközben eltűnik a számlák papír alapú tárolásának költsége is. „A teljesen elektronikus számlakezelés ma már nem luxus.

Léteznek olyan megoldások, melyeknek segítségével szinte egyik napról a másikra bevezethető mindez, akár a vállalat saját ügyviteli rendszeréhez csatlakoztatva, abba integrálva.” – tette hozzá Somkuti András. Egy ilyen rendszer a NAV 2.0 platformhoz is csatlakoztatható, mellyel számos adminisztrációs munkafolyamat automatizálható, például a számlák adatainak automatikus lekérdezése és betöltése a könyvelő rendszerbe, amelyet eddig többnyire manuálisan végeztek.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!