Hogyan ellenőrzi az adóhatóság az e-számlát?

Hogyan ellenőrzi az adóhatóság az e-számlát?
Amennyiben cégünk adóhatósági ellenőrzést kap, akkor felmerül a kérdés, hogy a NAV hogyan ellenőrzi az e-számlákat. Eltér-e az ellenőrzési folyamat az elektronikus és a papír alapú számlázás esetében?

Gazdasági környezet

Az adóhatóság egy cég ellenőrzésekor első lépésként megpróbálja megérteni, felvázolni és körvonalazni az adott vállalkozás gazdasági környezetét. Azaz milyen gazdasági tevékenységet folytat a cég? Jellemzően milyen típusú partnerekkel dolgozik, például multik vagy középvállalkozások, esetleg csak microvállalkozók? Tevékenysége és partnerkapcsolatai mekkora és milyen gyakoriságú pénzmozgást generálnak egy hónapban?

Adózó ügyviteli rendszere

Minden vállalkozásnál a kialakított ügyviteli rendszer a folyamatok mennyiségéhez igazodik. Azaz nagy valószínűséggel havonta három darab számlát kiállító cég nem fog rettenetesen drága CRM rendszert vásárolni, hiszen elegendő számára egy alap funkciókkal rendelkező számlázó program. Míg havonta nagy számlaforgalmat generáló cég biztosan több ügyviteli folyamatát is szeretné automatizálni, mint például számlafeldolgozás, számlakiküldése partner részére, stb.

Az adóhatóság az ügyviteli folyamatokat kiszolgáló informatikai rendszer kockázatos pontjait fogja megkeresni és megvizsgálni annak megfelelően, hogy minden jogszabályi elvárásnak megfelelnek-e.

Számlázó program vizsgálata

A hatóság minden esetben megvizsgálja, hogy a hatályos jogszabályokban elvárt követelményeknek megfelel-e a számlázó program, amelyet adott cég használ. Elvárás, hogy a számlázó program sorfolytonosan, kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozása megfelelő legyen. Ellenőrzi az adóhatóság a számlázó programmal kiállított számla adattartalmát. Hibás működés, hogyha hiányos adattartalommal találkozik az ellenőr, ha nem megfelelő a számlán az adattartalom vagy nem megbízható az adattartalom. Nagyon szigorúan ellenőrzésre kerül, hogy a számlázó esetében a manipuláció lehetősége fennáll-e: észlelhető-e a számlán vagy a számlakiállítás során manipulált számlaadat.

Adatbekérés

Az adóhatósági ellenőr akár előzetesen, akár a helyszínen bekérhet adatokat adózótól. Erre most már a számlázóprogramoknak kötelező funkcióval kell rendelkezniük.

A számlázó programoknak 2016-tól offline adatexport funkcióval kell rendelkezniük, míg 2018. július 1-jétől pedig online adatszolgáltatással. A két funkció célja eltér egymástól: az offline adatexport célja, hogy egy adóhatósági ellenőrzés során az ellenőrző hatósági személy részére átadhatók legyenek a számlaadatok olyan formában, hogy azt az ellenőr gyorsan és hatékonyan fel tudja dolgozni. Míg az online adatszolgáltatás célja egy egyidejű számlaadat szolgáltatás a folyamatos ellenőrzés érdekében a 100.000.- forintot elérő vagy meghaladó adótartalommal rendelkező, belföldi adóalany cég számára kiállított számlákról.

Számla bekérés

A hatósági eljárás során bekérhetők vizsgálatra a cég bejövő és kimenő számlái, mind papír alapú, mind pedig elektronikus számlái egyaránt. Elektronikus számla esetében a számlákat elektronikus formában kell az adóhatóság részére átadni, azonban biztosítani kell adózónak a számlák emberi szám által történő olvashatóságát (azaz nem adhat át az ellenőrzött cég kizárólag xml formátumú számlaadatokat).

Próbaszámla készítése

Az adóhatóság jogosult a számlakiállítás folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy a felügyelete alatt, a jelenlétében próbaszámlát állít ki számlakibocsátó. Ebben az esetben az adóhatóság ellenőrzi az adatokat a teszt számlán és a számlázási gyakorlat folyamatát.

Dokumentáció ellenőrzés

Az adóhatóság nem csupán a számláinkat vizsgálja, hanem tulajdonképpen egy teljes gazdasági eseményt. Ezért egy-egy bevételhez kapcsolódóan a vonatkozó szerződéseket, számlákat és teljesítési igazolásokat is nyomon követi. Egy gazdasági eseményhez tartozó dokumentumokat érdemes egyben tárolni. Ehhez segítséget jelenthet a számlázó programban egy olyan funkció, mint a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu online számlázóban az e-számla mellékleteként csatolható dokumentumok.

E-számla ellenőrzése

Az elektronikus számlával szembeni elvárás az eredet hitelessége, a tartalom sértetlensége és az emberi szem számára olvasható adattartalom. Ebből kifolyólag az adóhatóság vizsgálni fogja egy elektronikus számla esetében, hogy hiteles-e az e-számla és a számlaadatok eredetiek-e? Ellenőrzésre kerül a számlaadat védelme az adott számlán: például a digitális aláírás és időpecsét megléte. Megfelelően értelmezte-e a számlakibocsátó, számlabefogadó az e-számlát és annak megfelelően járt-e el számla kibocsátása és befogadása során. E-számla esetében a hiteles e-számlához kapcsolódóan történt-e meg a könyvelés vagy esetleg a nem hiteles, kinyomtatott e-számláról könyveltek? A NAV megvizsgálja a számlán szereplő digitális aláírás és időpecsét érvényességét, továbbá az e-számlák tárolásának, archiválásának folyamatát.

Amennyiben az adóhatóság a cég e-számlázási folyamatából következően hibás e-számlákkal találkozik, akkor jegyzőkönyvet készít és felszólítja adózót a hibás e-számlázási folyamatának megszűntetésére.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Katona Andrea

2014 óta a piacon lévő Billzone.eu online és elektronikus számlázó szolgáltatás termékfelelőse. Számlázási szakértőként jártas az e-számla, digitális aláírás, időpecsét kérdéskörben, ...





Címkék: NAV, E-kereskedelem