A digitális terület rengeteg aspektusát átjárja az ügynökségekkel, beszállítókkal történő közös munka, amit a legtöbb esetben pedig tenderek előznek meg. Tenderek, amikre sokan, sokféleképpen tekintünk, de a legtöbbünkhöz bizony be-beköszönő "vendég". Volt már olyan, hogy Linkedin-en borzoltam a kedélyeket azzal, hogy szeretem a tendereket, de már meetupon is felmerült, hogy ki mi alapján választ ügyfelet/ügynökséget, és a DIMSZ is próbálja megfejteni a kereső ügynökségek irányából, hogy milyen erők alapján dől el a választás. Ahogy az eddigi írásaimban, úgy ebben is csak a saját véleményem és aspektusomat mutatom be, bízva abban hogy a piac szereplőit kicsit közelebb tudja hozni egymáshoz a dolog, vagy párbeszédeket tud indítani.

Az én esetemben a kiírásnak az alábbi okai lehetnek:

● Elfárad az együttműködés - ennek lehetnek emberi és szakmai okai is, hosszabb közös munka során bele lehet fásulni ugyanabba, és ez a minőség rovására mehet, illetve a mai álláspiacon csodaszámba megy, ha több éves együttműködés során ugyanazokkal a kollégákkal dolgozol végig.

● Új terület / beruházás - amilyen gyorsan fejlődik a digitális terület és esnek be új technológiák, ez elég gyakori történés lehet.

● Pénzügyi adottságok - budget cut miatt már nem tudunk ugyanolyan mennyiséget vagy minőséget kapni az adott partnertől.

● Belső vállalati szabályok - Akadhat jó pár olyan cég, ahol belső szabályok vonatkoznak arra, hogy milyen gyakorisággal szükséges versenyeztetni.

A "csak úgy" vagy "passzióból" történő kiírásnak én nem vagyok a híve. Ennek három egyszerű oka van:

1. Egyrészt nagyon sok extra feladatot jelent a megrendelői oldalon is egy ilyen folyamat végig zongorázása - a megfelelő kiírás összerakása, a kollégák edukációja (volt arra precedens, hogy egy performance tender előtt több mint 8 óra ment csak abba bele, hogy a beszerzéssel foglalkozó csapattal átbeszéljük, hogy miről is szól ez a móka), a beérkezett anyagok kellő figyelemmel történő átlapozása, értékelés, shortlist meghallgatása, visszajelzések megírása/elmondása. Félreértés ne essék, semmiképp sem szeretném degradálni a pályázók extra munkáját, amit ilyenkor le kell tenniük az asztalra - csak hajlamos mindenki a saját oldalára figyelni ebben a feszült témában és helyzetben.

2. A hosszú távú együttműködésben hiszek.

3. Sem a csapatomat, sem a potenciális partnereket, sem pedig magamat nem szeretem feleslegesen túráztatni.

Bár megvannak az időszakok, amikor a hátam közepére kívánom a dolgot, de alapvetően  szeretem a tendereket - hiszen ha eldőlt, hogy lesz, megvan bennünk az elhatározás arra, hogy rendezzük sorainkat és lehetőségünk nyílik:

● hogy észrevegyük a fától az erdőt, vagy megálljunk pár percre elgondolkodni azon, mi is vezérelt minket abban, hogy belevágtunk az adott területbe? Mit is szerettünk volna elérni? Sokszor a napi mókuskerékben annyi irányváltást veszünk, hogy ezeket elfelejtjük. Arról már nem is beszélve, hogy látjuk, pontosan honnan hova jutottunk, és mit értünk el - és ez átfedésben van-e azzal amit terveztünk.

● hogy alaposabban újratervezzünk dolgokat - a fentebb említett apróbb irányváltások korrekciós dolgok tudnak lenni, kevesebb átgondolással, itt viszont van mód a "grandiózusabb" lépésekre.

● hogy beálljunk többször a tükör elé, és ha le tudjuk szedni a kódolt dicséreteket, kaphatunk egy masszív képet arról, mit is lát belőlünk az adott szakmai terület - ha olyan feladatot irunk ki, ami erre is kitér…

A feladat lehet a rákfenéje az egésznek. Őszintén megvallva, tender díjakkal én nem szoktam kalkulálni - egyrészt feltehetőleg erre nehéz lenne extra keretet szerezni, másrészt biztos lenne olyan, aki azzal próbálna előnyösebb helyzetbe kerülni, hogy elengedné ezt a tételt, és máris sérülne a szakmai rész. Viszont cserébe igyekszem a tenderanyagot a szükséges minimumra szorítani - fontos, de kevés információt megosztani magunkról, kevés, de a keresett kompetenciákra fókuszáló feladatot találni.

Például egy teljesen új felület tervezésénél nem a komplett struktúrát kértük megtervezni éjt nappallá téve, hanem kiválasztottunk három oldalt, ami véleményünk szerint meg tudta csillantani, hogy ki, hogyan strukturál, gondolkodik, és a legfontosabb része az egésznek: MIÉRT úgy csinálja.

Számomra ez az egyik legfontosabb dolog manapság. Azt tapasztalom, hogy egyre többen vannak (szerencsére), akik a tankönyvi részeket szakmai szinten tudják és hozzák - vagy csak nekünk volt szerencsénk… Így egyre nagyobb szerepet kap az, hogy ki, hogyan és miért úgy használja az adott eszközt, ahogyan használja. Milyen gondolatiság járja át a szervezetet, hogyan fognak a munkához, milyen dinamikával tevékenykednek és ez mennyire passzol hozzánk, vagy ahhoz amit keresünk. Pár pontban meg tudom fogalmazni - a teljesség igénye nélkül -, hogy mi az, amit én ilyenkor keresek a csapatomban, mert függetlenül az alkalmazás módjától, nem végrehajtóra van szükség:

● Újabb szakértelmet - ez számomra evidens, hiszen azért került kiírásra a tender, mert valamink nincs, és azt szeretnénk.

● Vitapartnert - az első pontból következik, ha pontosan tudnám mit és hogyan szeretnék, akkor vagy megcsináljuk házon belül, vagy arra írunk ki pályázatot, de ha nem ez történt, akkor bizony olyan valakire van szükség, aki szól, ha hülyeséget kérünk, és el tudja mondani, mi lenne a jó, és miért lenne az jó!

● Egyenességet - ha már rá bízunk egy komoly területet, akkor ismerje be, ha hibázik, és legalább a közös felelősségvállalás szintjéig jussunk el. Ugyanide sorolom, hogy nem az utolsó utáni pillanatban szeretnék értesülni arról a határidő lejárta után, hogy valami nem készül el, hanem az első adandó alkalommal - lehetőség szerint mellé téve, hogy mi a módosult határidő.

● Legyen képes akár tőlünk is tanulni - ez egy közös sztori, mi biztos sokat tanulunk tőlük, de ennek megvan a fordított esélye is. Nem a tüzes víz elhozóját keressük.

● Legyen meg a vágya a fejlődésre - az "így szoktuk" jellegű vagy ehhez hasonló mondatok vörös posztóként tudnak funkcionálni. Pont ez az egyik legjobb dolog az online-ban, hogy a visszacsatolások alapján van lehetőségünk jobbá és jobbá tenni azt, amin vagy ahogy dolgozunk - éljünk ezzel különben nem fogunk tudni együtt dolgozni.

Ha ezeket bekérnénk egy önbevallásos kérdőívben, akkor senkit meg nem bántva, de élve a gyanúperrel, mindenki azt mondaná magáról, hogy ez rá jellemző, vagy nagyon jellemző. De azért ez nem teljesen igaz. Az eddigi tapasztalataim alapján sajnos van, akiből teljesen hiányoznak egyes dolgok, és van az-az eset is, amikor egyszerűen az egyik fél nem tudja kihozni/kiváltani ezt a másikból. Na és itt a csavar a feladatban: ezt hogy is tudjuk megfejteni a folyamat során?

A kiválasztásnál én személy szerint az első körben kiejtem azokat (az én listámról, de a legtöbb esetben nem egyedül döntök, hanem a csapatomból többen is benne vannak 1-1 pályázatban), akik nem hozták az általam elképzelt szakmai szintet, vagy nem oldották meg a teljes feladatot, vagy nagyon más irányt képviselnek mint mi - nekik a prezentáció/személyes beszélgetés előtt véget ér az útjuk. Személyes beszélgetésre azokat invitálnám, akikről pusztán a feladatok és ügyfelek alapján el tudom képzelni hogy tudunk együtt dolgozni.

Az ügyfelek két szempontból számíthatnak; mennyire is leszünk fontosak az adott beszállítónál, illetve dolgozhattak-e már hasonló méretű/elvárású projekten vagy ügyfélen. Nem hívok fel kollégákat más cégeknél, véleményt kérni, hiszen két félen működik egy ilyen sztori, nekem/nekünk kell kihozni azt, ami benne vagy egy beszállítóban van, ha más nem tudta vagy máshogy tudta, azzal én nem megyek messzire. Pont ezért ez számomra csak egy gyors ellenőrzés, hogy kik vannak, voltak eddig a portfólióban. A pályázókat pedig külön szoktam kérni, hogy a személyes beszélgetésre CSAK a feladatmegoldást hozzák - elég szép minusszal szoktak indulni azok, akik ezt például figyelmen kívül hagyják és jön a teljes leadott anyag előadása, bemutatkozással és referenciákkal.

A feladatok bemutatása során rajtunk a sor, hogy megfejtsük, hogy olyan partner ül a másik oldalon, akikkel az első hónapos rózsaszín köd után is tudunk-e együtt dolgozni vagy sem. Innen már leginkább tényleg a mentalitás, a gondolkodás és a kémia dönt - és mondom ezt azért, mert eddig szerencsére sose kellett olyan döntést hoznunk, hogy valakivel nagyon szerettünk volna együtt dolgozni szakmai érvek miatt, de pénzügyi vagy egyéb okokból ezt ne tudtuk volna megtenni.

Joanelli Tamás - ügyvezető igazgató, Be Social

Tenderezés a másik oldalról – avagy miért szereti a tendereket az ügynökség, de inkább miért nem?

Ügynökségként – ha jól végezzük a munkánkat – szinte heti rendszerességgel kapunk felkérést tendereken való részvételre. Szinte minden beérkező felkérést nagy izgalommal fogadunk és azonnal elkezdődik a tervezés, álmodozás egy jövőbeni hosszútávú együttműködésről az új ügyféllel. Ilyenkor kell vezetőként higgadtnak maradni és megfontoltan dönteni, mert sajnos nem minden tender annyira transzparens és egyértelmű, mint amilyeneket a fenti sorokban olvashattunk.

Egy ügynökségnek előbb-utóbb el kell fogadnia a tényt, hogy még ha szeretne sem tud minden tenderen elindulni. Erre egyszerűen nem tud kellő erőforrást fenntartani. Egy-egy tender teljes folyamata olykor több száz óra (akár több millió forintnyi) erőforrás befektetést igényel a munkatársaktól, amire nagyon kevés ügynökség tud dedikált embereket finanszírozni; a pályázatokra legtöbbször a napi munka mellett kell időt szakítani, sokszor éjszakákon, hétvégéken dolgozva.

Éppen emiatt nagyon alaposan meg kell vizsgálni, hogy egy tenderfelhívás elvállalható-e felelősséggel, vagy inkább el kell engedni. Ehhez sok helyen egy belső kvalifikációs lapot használnak, amelyben különböző szempontrendszerek alapján osztályozzák a tenderfelhívást, illetve a kiírót. A kapott pontszám alapján hozzák meg a döntést a részvételre.

Néhány szempont, amit ügynökségként mérlegelni érdemes:

● Mennyire valós a pályáztatás? Ha az ügyfél csak azért ír ki tendert, mert a belső vállalati szabályok ezt megkövetelik, de igazából teljesen elégedett a meglévő partnerrel, akkor ez olyan helyzeti hátrányt jelent, amit csak akkor érdemes megpróbálni megugrani, ha valami egészen kiugró ajánlattal tudunk jelentkezni (jelentősen kedvezőbb ár, vagy sokkal profibb kivitelezés)

● Mennyire tűnik profinak ügyfél oldalon a kapcsolat? Számtalan eset van, amikor az ügynökség azt érzi, hogy ügyfél oldalon nem kapja meg a tender azt a figyelmet, amit megérdemelne. Ha például a rebriefen csak a beszerzővel találkozunk, vagy egy juniorral, aki nem tud érdemi válaszokat adni a szakmai kérdéseinkre, az figyelmeztető jel kell legyen. Egyáltalán nem biztos, hogy megfelelően szakmai lesz a döntéshozatal.

● Van-e egyáltalán lehetőség rebriefre? Sok esetben a kiírás csak írásbeli kérdések feltevését teszi lehetővé, személyes találkozásra nem ad lehetőséget a folyamatban. Azt gondolom, hogy a személyes találkozók kulcsfontosságúak egy nagyobb volumenű tender esetén. Egy hosszú távú együttműködést nem lehet egy leadott pályázati anyagra, esetleg egy hatvan perces tenderprezentációra alapozni.

● Milyen határidőt szabnak meg a kiírásban? Sajnos tízből nyolc pályázatnál az első kérdésünk az, hogy tolhatunk-e a határidőn? Ügyfél oldalon érthető a feszes ütemezés, de egy ügynökségnek szinte biztos, hogy nem elegendő három hét egy igazán jó tenderanyag elkészítésére. Gondoljunk csak bele: megérkezik a felhívás, fel kell szabadítani az erőforrásokat, akik az anyagot elkészítik, a csapatnak el kell kezdenie a lehető leggyorsabban a legtöbb információt összeszedni az ajánlatkérőről, illetve a termékről, szolgáltatásról amire vonatkozóan az ajánlatot el kell készítenie. És csak ezek után tud még elkezdődni az érdemi gondolkodás arról, hogy a feladatot hogyan oldjuk meg. Még több éves iparági tapasztalat se mentesít minket az előbbiek alól, így viszont szinte kilátástalan két-három hét alatt vállalható anyagot elkészíteni.

● Mik a leadandók? Nagyon sok esetben az ajánlatkérő komplett, kidolgozott stratégiát, kreatív koncepciót, megvalósíthatósági tervet, stb. kér az ajánlati anyagban. Ennek számtalan hátulütője van: egyrészt egy ügynökség, aki még soha nem dolgozott az ügyféllel, nagyon valószínűtlen, hogy elsőre beletrafál és pont azt az anyagot készíti el, amire az ügyfél vágyik. Másrészt ennek elvárása olyan – véleményem szerint felesleges – erőforrást igényel minden pályázótól, ami extra költségessé és időigényessé teszi a folyamatot ügynökségen belül.

● Mennyire transzparens a folyamat? Szinte minden esetben a határidő utáni második kérdés, hogy mekkora a büdzsé, amire pályázunk? Szerencsére az utóbbi időben ezen a téren már mintha lenne némi elmozdulás, de még mindig nagyon sok ajánlatkérő titkolja ezt a nagyon fontos információt. Ez okozhat olyan helyzetet, hogy az egyik ügynökség biztonsági játékosként egy fapados megoldással rukkol elő, egy másik csillagrombolóval érkezik és közben valószínűleg az igazság valahol középen lesz, de mi vakon repülünk.

Sajnos most még nagyon sokszor érezhető, hogy míg ügynökségi oldalról profi hozzáállást vár el az ajánlatkérő, ő maga nem feltétlenül viselkedik profi módon.

A két leggyakoribb probléma:

● Az ajánlatadók felé szigorú határidőket szab meg a kiíró, de saját maga számára ezek a határidők meglehetősen rugalmasak. Sokszor hetekig nem kapnak az ajánlatadók visszajelzést a döntésről, többszöri megkérdezésre sem.

● Az ajánlatadók legtöbbször rengeteg munkát tesznek 1-1 tenderanyag elkészítésébe. Ha nem is ők nyerik meg a tendert, egy részletes visszajelzésnek mindenki örülne a leadott anyagával kapcsolatban. Mi volt az, ami miatt nem ők nyertek, mire ügyeljenek legközelebb, mit tanulhatnak a folyamatból?

Mindezen nehézségek azonban gyorsan elfelejtődnek, ha eljön a pillanat, amikor megkapjuk az értesítést, hogy mi lettünk a szerencsések, velünk képzeli el a jövőbeni együttműködést az ügyfél.

Itt kezdődik majd az igazán komoly munka, hiszen olyan lesz ez, mintha már az első randi után az összeköltözés mellett döntöttünk volna: számtalan dolgot kell még megtudnunk egymásról és ez nagyon sok szakmai befektetést igényel mindkét oldalról. Ezen nem szabad spórolni, orientációs tréningeket kell tartani mindkét oldalról: az ügyfélnek hosszan és részletesen kell megmutatnia magát, termékét, szolgáltatását. El kell érnie azt, hogy az ügynökség csapat a lehető legrövidebb idő alatt olyan felkészült legyen, mintha csak a saját kollégái lennének, akikkel évek óta dolgozik.

És ügynökségi oldalról is meg kell tartani ugyanezeket az orientációs tréningeket: az ügyfélnek meg kell tanítani mindazon folyamatokat, terminológiákat, amik mentén dolgozunk. Nem várhatjuk el, hogy megrendelői oldalon ugyanaz a tudás meglegyen, mint nálunk, hiszen mi pont azért lettünk kiválasztva, hogy hozzáadjuk azt a tudást, szakmaiságot az ő munkájához, ami házon belül nem elérhető.

Azt is el kell fogadnunk, hogy az első hetek, hónapok még picit viharosabbak lesznek. Az összeköltözött párnak meg kell ismerni a másik apró szokásait és meg kell tanulnunk együtt élni. De ha mindkét oldalon megvan a pozitív hozzáállás és egymás megértése, akkor biztosak lehetünk benne, hogy az együttműködés hosszú távú, korrekt és sikeres lesz, hisz mindkét fél tisztelettel és tisztességgel fordul a másik felé.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!