A virtuális asszisztens lehet a vállalkozó jobbkeze

A virtuális asszisztens lehet a vállalkozó jobbkeze
A KSH szerint csaknem kétmillió gazdálkodó szervezet van Magyarországon, közülük azonban csak kevesen tudnak arról, hogy nem csak munkájukat könnyíthetik meg, hanem a vállalkozásuk kiadásait is csökkenthetik, ha virtuális asszisztens segítségét kérik. Ő az, aki mindig éppen azt tudja, azt teszi, amire a vállalkozásnak szüksége van. A szolgáltatás egyik hazai képviselője, Szabó Ágnes, aki maga is virtuális asszisztenséként kezdte, létrehozta a Virtuális Irodaházat. Ma már nem csak vállalkozásoknak segít, hanem saját kollégákat is képez.

Mit csinál egy virtuális asszisztens?
Igaz a mondás, miszerint egy sikeres vezető mögött mindig áll egy lojális, alapos és proaktív asszisztens, akire felettese csukott szemmel is rá meri bízni önmagát és cége ügyeit. Így valóban csak arra kelljen koncentrálnia, amire szeretne: az ügyfélszerzésre, a cégvezetésre, vagy az értékteremtésre. A virtuális asszisztens egy olyan online vállalkozástámogató szakember, aki bárkinek tud segíteni, legyen szó egy túlterhelt „régimotoros”, vagy egy újonnan belépő vállalkozóról, akinek nincs forrása alkalmazottra, munkabérre, járulékokra, ellenben szüksége van egy megbízható asszisztens segítségre. Jól jön a virtuális munkaerő azoknak a kis létszámmal dolgozó vállalkozásoknak is, amelyek nem szeretnék az alkalmazottak számát bővíteni, de a fejlődéshez szükségük van még egy erősítés bevonására. A virtuális asszisztensek főként az adminisztráció, az asszisztencia és a szervezés területén segítenek, legyen szó számlázásról, levelezésről, ügyfélkapcsolatról, árajánlatok bekéréséről és elkészítéséről, eseményszervezésről, könyvelési anyag előkészítéséről, prezentációk készítéséről, reprezentációs vagy ajándéktárgyak beszerzéséről, online marketingről, webshop üzemeltetésről vagy feltöltésről. A szolgáltatási paletta nagyon széles, hiszen mindenki hoz magával olyan munkatapasztalatot a múltjából, amivel specifikussá teheti az asszisztensi munkáját.

Fontos leszögezni, hogy egy virtuális asszisztens nem a vállalkozás vagy a vállalkozó online felületeit kezeli, és nem az a dolga, hogy ő posztoljon az ügyfél helyett. Az online platformokért elsősorban az online marketinges felel, habár igaz, hogy sok virtuális asszisztens folyamatosan képezi magát ezen a téren is, hiszen legtöbbjük minél több területre szeretne rálátást nyerni, hogy minél több területen tudja segíteni az ügyfeleit.

A NAV-nál töltött évek után egy huszárvágással létrehoztad a Virtuális Irodaházat.
Több mint tíz évig dolgoztam a NAV Kiemelt Adózók Adóigazgatóságán, ahol nagyon hosszú volt a munkaidőm. Amikor megszületett a kislányom, tudtam, hogy nem fogok visszamenni a munkahelyemre, mert nem szerettem volna, hogy az én gyerekem legyen az első, aki megérkezik az óvodába, és az utolsó, akiért érte mennek a szülei. Készítettem egy leltárt arról, hogy mihez értek. Ilyen volt a szervezés, az ügyintézés, az adminisztráció, és a NAV-os múltamnak köszönhetően a bürokrata világban is kiismertem magam. Elkezdtem azon gondolkodni, hogy hol és hogyan tudnám ezeket kamatoztatni. Megfigyeltem a hazai vállalkozói csoportokat, és arra jöttem rá, hogy a vállalkozóknak épp arra van szükségük, amihez én értek. Éppen ezért úgy gondoltam, átvállalom tőlük a nehézségeket. A nemzetközi példák ekkor már egyértelműen utaltak az online térhódítására. Miután nem találtam olyan irányzatot, amivel azonosulni tudtam volna. Kidolgoztam egy módszert is, hogy hogyan fogom segíteni a hazai vállalkozásokat. Reagálva a piaci igényekre, sokan megkerestek, hogy tapasztalatot gyűjtsenek, tanácsot kérjenek tőlem. Amikor egyre többen érdeklődtek, úgy döntöttem, indítok egy csoportos képzést. Most pedig ott tartunk, hogy ez már tananyag lett. A képzés a Felnőttképzési Adatszolgáltatási Rendszerben regisztrált oktatás, amiről a hallgatók hivatalos tanúsítványt kapnak. A kurzus online zajlik, így bárki csatlakozhat, volt már olyan virtuális asszisztens, aki Portugáliából, Spanyolországból, Angliából, Máltáról, Ciprusról, Németországból vett részt a képzésen.

Hogyan épül fel a virtuális asszisztensképzés? Mit oktatsz a hallgatóknak?
A tematika sok mindent felölel. Nagy hangsúlyt fektetek a vállalkozás elindításakor adódó nehézségekre, hiszen sokan nem rendelkeznek az alapvető vállalkozói alapismeretekkel.

Igaz, ezek nélkül is el lehet indítani egy vállalkozást, de ha valaki nincs tisztában az alapokkal, hamar beletörhet a bicskája. Nekem pedig az az érdekem, hogy hosszú távon működtetett, nyereséges vállalkozása legyen a hallgatóimnak. Mindemellett megtanítom azokat a módszereket, amelyekkel áthidalhatók az éppen adódó nehézségek, de szó esik a jogi ismeretekről, a vállalkozásindítás gyakorlati lépéseiről, a felmerülő költségekről, az árképzésről, a működési terv összeállításáról, a célcsoportokra vagy tevékenységekre való specializációról, de beszélek az együttműködés fontosságáról is. Ugyanis mi, virtuális asszisztensek egymásnak nem konkurenciái, hanem pályatársai vagyunk. Épp a különbözőségek miatt szinte mindannyiunknak megvan az ügyfél- és asszisztenspárja, ezért az együttműködés nálunk nagyon nagy hangsúlyt kap. A képzésen nem mehetünk el szó nélkül az énmárkaépítés, az online megjelenés, az ügyfélszerzés, az írásbeli és szóbeli kommunikáció, a panaszkezelési stratégia, az időgazdálkodás, valamint a legfontosabb szoftverek, weboldalak, appok mellett sem.

Már másodszorra említed az árazást, az árképzést. Pénzügyileg gazdaságosabb egy virtuális asszisztenst mint egy alkalmazottat foglalkoztatni? 
Mindenképpen, mert nem kell irodát fenntartani, mint egy alkalmazottnál, ahol nem csak a helyiséget, hanem az eszközöket és a teljes infrastruktúrát is biztosítani kell. Egy virtuális asszisztens saját maga gondoskodik a munka- és egyéb eszközeiről, a felhasznált szoftverekről és appokról, de a munkájáról egyetlen egy számlát nyújt be, ami egész pontosan csak az elvégzett munkáról szól. Elcsépelt, de igaz, hogy a virtuális asszisztensnél nem kell a kávézással töltött időt kifizetni. Ez pedig nem elhanyagolható, miután a magyar kkv-k számára rendkívül fontos a kiszámíthatóság és a tervezhetőség. Ezért is célszerű a feladatokat előre beárazni, így a vállalkozó is tud tervezni és kalkulálni az asszisztens költségével. A feladatokat projektárban vagy óradíjban végzik a virtuális asszisztensek, de a díjazás mindig úgy kerül a szerződésbe, ahogy az ügyfélnek és az asszisztensnek is megfelelő, legyen az akár perc-, félóra, óraalapú, vagy esetleg fix, rögzített áras.

Ezek az előnyei a szolgáltatásnak. De mik a buktatói?
Mindenképpen szükség van egy megelőlegezett bizalomra, amit egy könyvelőnek, vagy egy jogásznak is megadunk. Azt szoktam mondani, hogy a vállalkozónak a vállalkozása a gyermeke, a virtuális asszisztens pedig a bébiszittere. Ennek megfelelő gondossággal kell kiválasztani a virtuális asszisztenst. Ügyféloldalról a legnagyobb buktató a megfelelő kolléga kiválasztása. Ha egy vállalkozó közzéteszi, hogy virtuális asszisztenst keres, számítania kell arra, hogy a felhívásra sokan jelentkeznek. Mindez rendjén is van, na, de egy vállalkozónak honnan kellene tudnia, mi alapján döntse el, hogy ki számára a megfelelő asszisztens, kivel működik a vállalkozói kémia, ami egyébként rendkívül fontos. Épp ezért érdemes akár több asszisztenssel is beszélni. Ha vállalkozóként azt érezzük, hogy segítségre van szükségünk, igyekezzünk tudatosan keresni. Vegyük figyelembe az ajánlásokat a számunkra hiteles vállalkozóktól. De ne csak a dicséreteket halljuk meg! Az is nagyon beszédes, ha valakit nem ajánlanak, mert ami az egyiknek hátrány, az a másiknak előny. Előfordulhat, hogy nekünk épp az lesz szimpatikus, hogy egy asszisztens nem jópofizik, nem beszél mellé, csak a feladatokra koncentrál. Az online kommunikáció is árulkodó lehet. Éppen ezért fontos, hogy egy asszisztens maximálisan önazonos legyen, mert csak így találhat egymásra a hozzá passzoló ügyfelekkel. Egy felvett, moderált stílust képviselő asszisztenst olyan ügyfél talál meg, amilyennek ő is láttatja magát. 
A vállalkozók másik nagy buktatója, ha nem tudnak delegálni. Ezt nem elég csak megtanulni, ehhez szemléletváltás is szükséges. A cégek főként a covid alatt ismerkedtek meg a home office előnyeivel, és azzal, hogy a munkát akkor is el lehet végezni, ha a főnök nem áll ott az ajtóban, vagy nem kukkant be néha-néha az irodába, hogy dolgoznak-e a lányok. A virtuális asszisztensek azonban meg tudják tanítani az ügyfeleket a feladatok delegálására, miután segítenek feltérképezni, hogy hol, milyen teendőket tudnak átvállalni. Már önmagában ez a tehermentesítés is óriási segítség az ügyfeleknek.

Kinek ajánlod a virtuális asszisztensi munkát?
Ez az a munka, ahol az internetnek köszönhetően nem akadály a fizikai távolság, és tulajdonképpen egy laptopon és egy telefonon kívül nincs is másra szükség a munkavégzéshez. Éppen ezért megfelelő például gyermekvállalás után, ha egy édesanya szeretné ideális mederben tartani a munkát és a magánéletét. A családi egységet könnyebb megteremteni, ha valaki otthonról dolgozik, és az idejét saját maga osztja be, például azért, mert nem kell naponta órákat tölteni a munkába járással. Kiváló lehetőség továbbá a kiégett multisoknak, akiknek elég volt a mókuskerékből, abból, hogy hatalmas pörgéssel tolják a szekeret. Ezt a dinamikát jól tudják kamatoztatni a hazai kisvállalkozóknál, akik nem feltétlenül tudják felvenni a kellő ritmust. De csodás vérfrissítés is lehet egy kisvállakozás számára, ha egy korábban multinacionális cégnél dolgozó asszisztens segíti a napi operatív munkát.
Ha az ügyfelek elégedettek egy asszisztenssel, akkor egyre több és több feladatot szeretnének hozzá kiszervezni, sokszor olyat is, ami adott esetben nem szakterülete az asszisztensnek. Ilyenkor jelentős szerepe van a szakmai felelősségvállalásnak, vagyis, hogy a virtuális asszisztensek csak olyan feladatokat vállalnak el, melyeket kellő tudással és magabiztossággal el tudnak látni.

Milyen sikertörténetekkel találkoztál a Virtuális Irodaház megalapítása óta?
Számtalan többgyermekes édesanya indította el a segítségemmel a vállalkozását, teljesen nulla ismerettel érkezve, ma pedig már többedmagával dolgozik együtt a saját cégében.
Volt, akinek egy nem várt elbocsátás után azonnal új életet kellett kezdenie, ma már saját kis ügynöksége van. Volt, aki multis kiégés után talált el hozzám, volt, aki mély depresszióból kereste a kiutat. Valaki digitális nomádként vágyott körbe utazni Európát, volt, aki így akarta megvalósítani a legnagyobb álmait. Mindannyiuknak sikerült!

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Juhász Marianna

1998 óta dolgozik a nyomtatott és az online médiában. Pályafutását egy megyei napilap tudósítójaként kezdte, ezt követően éveken keresztül munkatársa volt több országos gazdasági magazinnak …