5 tipp, ami segít hatékonyan beosztani a munkaidőt

5 tipp, ami segít hatékonyan beosztani a munkaidőt
A hatékony munkaidő-beosztás nemcsak a feladatok gyorsabb elvégzésében segít, hanem abban is, hogy csökkenjen a stressz-szintünk, ezáltal kiegyensúlyozottabban élhessük a mindennapjainkat. valamint a munka és magánélet közötti egyensúlyt is megtarthassuk. Sokszor nem egyszerű a feladat, ugyanakkor nem is lehetetlen: lássuk, hogyan!

1. Tervezzünk előre

A hatékony időgazdálkodás első lépése a feladatok alapos megtervezése. Ezt érdemes először tágabb viszonylatban, például az előttünk álló hónap vonatkozásában vizsgálni: írjuk össze – akár a telefonunkban, akár egy darab papírra –, hogy az adott időszakban milyen fontos, nagyobb feladatok várnak ránk, és azok elvégzésére nagyjából mennyi időt kell szánnunk.

Ez a beosztás nagy segítséget fog nyújtani a tervezés következő fázisában: reggelente keljünk egy kicsit korábban, igyunk meg egy jó kávét vagy egy BCAA tartalmú energiaitalt, az így kapott energialöketet pedig használjuk fel arra, hogy áttekintjük a napi teendőket, határidőket, prioritásokat. Írjuk fel magunknak mik azok a kisebb-nagyobb feladatok, melyeket aznap mindenképp el kell végeznünk, így kisebb az esély arra, hogy délután már azt sem tudjuk, mihez kapjunk.

2. Állítsuk fel a prioritásokat

Ha megvagyunk a havi feladataink részletes listájával, állítsuk őket fontossági sorrendbe. Itt érdemes megismerkednünk az Eisenhower-mátrix működésével, ami nagy segítséget jelenthet ha nem tudjuk, pontosan hogyan is kellene kategorizálni a teendőinket. Ez a módszer négy kategóriába sorolja az elvégzendő teendőket: fontos és sürgős, fontos de nem sürgős, nem fontos és sürgős, illetve nem fontos és nem sürgős.

Az első csoportba tartozó dolgokat természetesen előre kell venni, így kerüljenek a listánk első helyére. A második kategóriába tartozó feladatokat tervezzük be előre, a havi beosztásunk erre tökéletesen alkalmas lesz. A mátrix készítői azt javasolják, hogy a sürgős, de nem fontos feladatokat delegáljuk, de legalább gondoljuk át, hogy valóban szükség van-e azok elvégzésére. Azokat a tennivalókat, melyek se nem sürgősek, se nem fontosak, egyszerűen töröljük!

3. Kezdjük az egyszerűbbekkel

Már tudjuk, hogy milyen teendőkkel kell az adott napon biztosan végezni. Nagyon jó trükk az, ha előre vesszük a gyorsan teljesíthető, apró feladatokat, hiszen ezeket azonnal kihúzhatjuk a listánkról, így biztosan nem fogjuk úgy érezni, hogy hiába robotolunk egész nap, gyakorlatilag semmit nem tudunk felmutatni. Ha ezekkel megvagyunk, és már nem nyomaszt annyira az aznapi munkateher, belekezdhetünk a nagyobb lélegzetvételű, mélyebb odafigyelést igénylő dolgainkba is.

4. A nagyobb feladatokat osszuk kisebb részekre

Ha egy komoly projekt elvégzése nyomaszt minket, és úgy érezzük, azzal nem tudunk megbirkózni, a legjobb amit tehetünk, hogy kisebb, könnyebben kezelhető részekre bontjuk azt. Egy fontos jelentés elkészítése esetén először végezzük el a kutatómunkát, majd az egészet tegyük félre egy időre. Legközelebb állítsuk össze az anyagot, az áttekintés, végső szerkesztés azonban maradjon másnapra. Így minden lépéssel lesz egy kis sikerélményünk, de a többszöri ellenőrzésre is lehetőség lesz, így a munka minősége is javulhat.

5. Állítsunk fel időkorlátokat

Sokan küzdünk azzal a problémával, hogy a munkához nem kapcsolódó apróságok – kávézás, a hírek olvasgatása – elvonják a figyelmünket. Időnként persze kell egy kis pihenés, az azonban nem tesz jót a hatékonyságunknak, ha folyamatosan mással vagyunk elfoglalva. Állítsunk be időzítőt magunknak, és ahhoz szigorúan tartsuk magunkat: például egy órán keresztül csak a munkára koncentráljuk, ezt követően pedig engedélyezzünk 5 percet a közösségi média olvasgatására.

Találjuk meg a nekünk való megoldást

Sokszor érezzük úgy, hogy maga alá temet minket a munka, és az életünk már semmi másból nem áll, mint az újabb és újabb akadályok legyőzéséből. Könnyen lehet azonban, hogy az elvégzendő feladataink nem is annyira teljesíthetetlenek, mint gondolnánk, egyszerűen az a gond, hogy nem tudjuk megfelelően beosztani az időnket. Találjuk meg azokat az okokat, melyek a mi esetünkben a probléma forrását jelentik, és próbáljunk meg változtatni rajtuk: lehet, hogy csak egy jó időbeosztásra, a feladatok delegálására vagy egy minőségi bcaa készítményre van szükségünk ahhoz, hogy átlendüljünk a nap kihívásain.

 

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!