Mindennapi produktivitás, avagy, hogyan segít az AI?

Mindennapi produktivitás, avagy, hogyan segít az AI?
Sokat beszélünk arról, hogy miben segít az AI a munkavégzés során, és hogyan veszélyezteti egyes dolgozók pozícióját. Azonban van az érmének egy pozitívabb oldala is, azaz, hogyan segíti a mindennapi rutin és admin feladatokat egy-egy mesterséges intelligenciával ellátott rendszer. Kétgyermekes anyaként, úgy hogy a kisebb éppen erős szeparációs szorongásban van, a produktivitás nem lehetőség, hanem szükség.

Alapvetően a napi gyermek-alvás idők jutnak vállalkozóként a megbeszélésekre és munkavégzésre. Így elég hamar kezdtem kutatni azon alkalmazások és megoldások után, amik egyszerűbbé teszik a napi rutin feladatokat és ezzel az életem. Tudom, hogy anyaként nem csak én próbálok mindent okosba megoldani, a munkaerő 42% anya és szülő is, ráadásul egy nemzetközi kutatás szerint 60% érzi úgy, hogy túl sok, egy napra szinte elvégezhetetlen mennyiségű feladata vanmce_temp_url. Természetesen itt nemcsak a konkrét munkavégzésre gondolok, hanem minden adminisztratív és logisztikai kihívásra amivel napi szinten küzdünk meg Don Quijoteként.

Az első és legfontosabb, hogy az időmet hogyan tudom jól beosztani. Hogyan tudok mindennel is tervezni, ráadásul mindezt egy megszabott időkeretben. Hogyan lehetek hatékony a rendelkezésemre álló “alvási” időkben úgy, hogy én se szakadjak bele. Ehhez a naptár és idő-menedzsment eszközök jönnek a legjobban. Számomra a kiindulási alap a Google naptár és e-mail kezelő funkciói.

A Google Naptár számos mesterséges intelligencia (AI) alapú funkciót kínál, amelyek célja a felhasználók idő menedzsmentjének és szervezésének megkönnyítése. Bár AI funkciói kevésbé látványosak, mint például egy chatbot, ez mégis az egyik “legtámogatóbb” eszköz. A legtöbb AI alapú funkció automatikusan be van építve a Google naptárába, és a mindennapi használat során támogat:

  1. Okos időpont-javaslatok: Új esemény létrehozásakor, amikor meghívsz másokat, a „Find a time” vagy „Suggested times” lehetőséget használva láthatod az AI által felajánlott időpontokat.
  2. Automatikus események hozzáadása: A Gmailben kapott e-mailekből automatikusan felvett eseményeket a naptáradban az „Események a Gmailből” beállításnál kapcsolhatod be vagy ki.
  3. Okos emlékeztetők és idő-blokkok: Az események és feladatok hozzáadásakor az AI az eddigi szokásaid alapján segíthet javaslatokat tenni az időpontokra és a fókuszidő megtartására.

Az időmenedzsment mellett az e-mailek kezelésének felgyorsítása is fontos része a napomnak. Itt jön be a képbe a Google Smart Reply és Smart Compose, amelyek a legkézenfekvőbb válaszokat javasolják az e-mailezés során. Mivel a sok írásos kommunikáció gyakran rövid és lényegre törő, ezek az eszközök rengeteg időt spórolnak meg. Például, ha egy találkozó időpontjáról van szó, az AI három előre megírt válaszlehetőséget kínál, amit csak ki kell választanom. Ez a funkció különösen akkor jön jól, amikor egyszerre több dolgot próbálok intézni, főleg mobilon.

Az AI megkönnyíti a döntést arról, mikor mit tegyünk

Vállalkozó anyaként a napi feladatok szervezése az egyik legnagyobb kihívás. Itt jön képbe a Todoist, ami segít rendszerezni a feladataimat és a projekteket, miközben lehetőséget ad arra, hogy mindent egy helyen kezeljek.

A Todoist természetes nyelvi bevitele például lehetővé teszi, hogy gyorsan rögzítsem a teendőimet anélkül, hogy túl sok időt veszítenék a manuális beírással. A heti tervezés és a projektekbe történő feladatok rendszerezése segít abban, hogy soha ne veszítsem szem elől a prioritásokat.

Ráadásul megtaláltam a Reclaim AI-t - új kedvencemet a Microsoft Analytics óta - nemcsak szervez tervez - a Todoisttal összekapcsolva, de elemez is. Az AI elemzi a napomat és segít abban, hogy ne csak a munkát, hanem a pihenőidőmet is ütemezze, hiszen a regenerálódás is fontos. A feladatok folyamatos frissítése és a rugalmasság lehetővé teszi, hogy a változó prioritásokhoz igazodva mindig a legfontosabb dolgokra összpontosítsak, miközben az AI folyamatosan optimalizálja a napomat.

Csodás benne, hogy létrehozhatok olyan szokásokat, amelyekkel rendszeresen foglalkoznom kell (például napi edzés, heti feladat tervezés vagy akár a mosás). Ez segít abban, hogy a rendszer megtanulja, mi a fontos számomra és később még pontosabb javaslatokat adjon. Ráadásul utólag egy színes-szagos elemzést is kapok e-mailben, és dashboardon is az elvégzett feladatokról, megbeszélési időkről, vagy, hogy kivel emaileztem a legtöbbet.

Az AI átvállalja a monoton feladatokat, így te a fontosabb dolgokra fókuszálhatsz

Ha már gyorsítottunk a rutinon, akkor jöhetnek a kreatív feladatok is. Szakmámból fakadóan rengeteget olvasok/ igyekszem képben maradni a trendekkel. Nem mindig van azonban időm minden anyagot feldolgozni. Itt jön képbe a Notion AI, aminek használatával gyorsan összefoglalhatom a hosszabb dokumentumokat, jegyzeteket, vagy ezek alapján ötleteket generálhatok bármilyen projekthez.

Ha pedig szakmázá, akkor a Copy.ai kifejezetten marketing és közösségi média tartalom készítésre lett tervezve, de alkalmas blogbejegyzések, e-mailek, valamint hirdetésszövegek generálására is. Könnyen kezelhető, felhasználóbarát felület és számos sablon áll rendelkezésre. Nagyszerű, ha gyorsan van szükséged rövidebb szövegekre (pl. közösségi média posztokra, hirdetésekre).

De persze, hogy nem maradhat ki az eszköz listámból a ChatGPT sem, ami általános célú szövegírásra kiváló, például cikkek, blogbejegyzések, e-mailek, közösségi média posztok, vagy akár kreatív írás (novellák, versek) létrehozásához. Képes különböző stílusokban és hangnemekben írni, igényekhez igazítva a szövegeket.

Lépj szintet a produktivitásban az AI eszközök segítségével!

Tapasztalataim szerint az AI eszközök beépítése a mindennapokba nem csak egyszerű, de rendkívül hatékony is lehet, ha tudatosan és fokozatosan vezetjük be őket. Igyekeztem néhány konkrét tippet is hozni, hogy mikor és hogyan használj egy-egy toolt!

1. Kezdd a napi rutinod elemzésével

● Tipp: Először gondold át, milyen feladatokat végzel naponta vagy hetente rendszeresen. Mi az, ami sok időt vesz igénybe, vagy ismétlődő?

● Hogyan? Írj egy listát a napi feladataidról, mint például e-mailek kezelése, naptár menedzsment, tartalomkészítés, adatfeldolgozás stb.

2. Kezdésnek csak 1-2 AI eszközt válassz

● Tipp: Ne próbálj meg mindent egyszerre bevezetni. Kezdj egy-két eszközzel, amely gyorsan és könnyen használható.

● Ajánlott eszközök:

  • ChatGPT vagy Google Bard: Próbáld ki ezeket egyszerű kérdések megválaszolására vagy tartalomgenerálásra.
  • Google Calendar vagy Microsoft Outlook AI funkciói: Használd az automatikus ütemezést, hogy a legoptimálisabb időpontokat javasolja a találkozókra és feladatokra.
  • Todoist AI vagy Any.do: Ezek az AI-alapú feladatkezelők segíthetnek a feladataid priorizálásában és menedzselésében.

3. Tartalomkészítés és kreatív feladatok gyorsítása

● Tipp: Az AI eszközökkel gyorsan generálhatsz ötleteket, szöveget, képeket, sőt még prezentációkat is.

● Hogyan?

  • Canva AI: Használd a Canva AI funkcióit, hogy automatikusan létrehozzon vizuális tartalmat, mint például grafikákat, közösségi média posztokat vagy prezentációkat.
  • DALL·E: Generálj AI segítségével egyedi képeket, ha vizuális tartalomra van szükséged.

4. Integrálj AI-t a jegyzetelésbe és információszerzésbe

● Tipp: A jegyzetelés és információkezelés automatizálása sok időt spórolhat meg.

● Hogyan?

  • Notion AI: Használd jegyzeteléshez, tartalomkutatáshoz vagy feladatkezeléshez. Automatikusan összefoglalókat készít hosszú szövegekből, és segít rendszerezni az információkat.
  • Otter.ai: Ha sok megbeszélésed van, az Otter AI segítségével jegyzeteket készíthetsz beszélgetésekből, így a fontos információkat nem kell manuálisan rögzíteni.

5. Tartsd szinten a tudásod

● Tipp: Az AI gyorsan fejlődik, ezért érdemes folyamatosan tanulni, és megismerkedni az új eszközökkel.

● Hogyan?

  • Iratkozz fel olyan hírlevelekre vagy kövess blogokat, amelyek AI eszközökről és technológiákról szólnak.
  • Próbálj ki rendszeresen új AI eszközöket, akár pár havonta egyet, hogy folyamatosan frissítsd az ismereteidet.

Ahogy láthatod, az AI technológiák segítségével az élet és a vállalkozás egyaránt hatékonyabban kezelhető. A mindennapokban, amikor gyerekek és vállalkozás között próbálom egyensúlyozni az időmet, a fenti eszközök hatalmas támogatást nyújtanak. Tényleg érdemes nekivágni és kipróbálni eszközöket. Így meglátjátok, hogy ezek hogyan segíthetnek jobban kihasználni a rendelkezésetekre álló időt, anélkül, hogy belefáradnátok a mindennapokba.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Szabó Edit

Digitális marketing szakember és tréner. 10+ évet dolgozott ügynökségi oldaltól kezdve bankszektoron át (Citibank, OTP Bank) a technológia (Microsoft) és az ügyfélélmény kutatás (Bare International) …