Az év vége és a január a nagy rendrakások és selejtezések ideje az irodákban is, és gyakran ebben az időszakban dőlnek el az új beszerzések. A Fellowes Hungary által megrendelt, reprezentatív kkv kutatásból kiderült, hogy míg szinte minden cégnél megtalálható fénymásológép és nyomtató, addig a kkv-knak csak a fele rendelkezik iratmegsemmisítővel, ami pedig nagyban hozzájárulna a biztonságos cégműködéshez.

Arra is rávilágított a felmérés, hogy az irodai gépek kiválasztásánál nem vagyunk feltétlenül körültekintőek, hiszen a cégek 95%-a csakis az ár alapján dönt, miközben a költséghatékony és zavartalan működéshez olyan szempontok is döntően hozzájárulnának, mint a szükség esetén igényelhető cseregép, a könnyen elérhető szerviz vagy a vásárlás előtti tesztelés, ami valóban az igényeknek megfelelően meghozott, tudatos döntést segíthetné. Pedig a tapasztalat azt mutatja, hogy a legkorszerűbb és legjobb irodai berendezés is okozhat bosszúságot, ha nem felel meg az adott cég és az ott dolgozók igényeinek.

Nem mindegy például, hogy mekkora kapacitású vagy milyen zajszintű gépet választunk, attól függően például, hogy külön helyiségbe vagy az egyterű iroda közepére szánjuk-e. Tudnunk kell, hogy körülbelül hányan és milyen gyakran fogják használni az adott berendezést, és persze még számos szempont van, amit végig kéne gondolni vásárlás előtt.  Az elérhető szerviz, a csere- és tesztgép fontosságát is csak a kkv-k fele tartja szem előtt a beszerzéseinél, miközben könnyű belátni, hogy a kedvező ár semmit sem ér, ha meghibásodás miatt napokat, sőt heteket kell várni a javításra. Sok gondot okozhat a kapcsolattartó hiánya, gyakran nem kevés utánjárással lehet csak kideríteni, hogy kihez kell fordulni, ez különösen a sokszor külföldről származó készülékeket árusító online vásárlásokra jellemző.

Természetesen érthető, hogy az irodai beszerzéseknél – ahogy egyébként a háztartási gépeknél is – döntő az ár. Az egyéb szempontok fontosságát jelzi, hogy ha az alapár elfogadható, akkor a cégek 75%-a már hajlandó lenne némi többletet fizetni a kiegészítő szolgáltatásokért, elsősorban a hosszabb garanciális időért, az elérhető szervizért, illetve a cseregépért. Sokan kiemelték a kapcsolattartást is, azt, hogy lehessen tudni, kihez kell fordulni probléma vagy kérdés esetén. A háztartási gépekkel ellentétben az irodai készülékek kiválasztásánál többet nyom a latba a szakértő segítség és az előzetes kipróbálás lehetősége is.

„A nem megfelelő iratkezelés súlyos visszaélésekre adhat alkalmat, ami valós anyagi és reputációs veszélyt jelent az adott vállalkozásra – mondja Kreutz László, a Fellowes Hungary ügyvezetője a Védje adatait! kampányhoz készült korábbi kutatások eredményeire alapozva. – Az a legfontosabb, hogy minden cég, a pár főt foglalkoztató családi vállalkozások is hozzák létre a saját szabályzatukat, amelyekkel a bizalmas irataikat tárolják. Szabják meg pontosan, hogy ki férhet hozzájuk és határozzák meg a leselejtezés és megsemmisítés rendjét. Ez utóbbi már egy pár tízezer forintos iratmegsemmisítővel megoldható a kisebb cégeknél. A beruházás összege eltörpül ahhoz képest, amekkora biztonsági kockázatot jelent a nem megfelelő iratkezelés, az, ha az irodában szanaszét hevernek, a kukában landolnak és esetleg illetéktelen kezekbe kerülnek a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok.”