Amikor digitális transzformációról beszélünk, gyakran egy projekt lebeg a szemünk előtt. Jön egy szuper új ötlet, egy új technológiai megoldás, vezessük hát be mi is. Előfordul, hogy egy ilyen digitális átállás motivációja nem is feltétlenül a valós ügyfél igényben rejlik, hanem a cég vezetőségének saját motivációjában: látnak máshol egy jó megoldást, és hasonlót szeretnének ők is bevezetni, vagy látnak egy érdekes technikai megoldást, és keresik, hogyan tudná az ő cégük is ezt alkalmazni. Főleg IT-s körökben eléggé jellemző, hogy megtetszik egy tech megoldás, és ahhoz keres a cég igazolást, hogy be lehessen vezetni, nem pedig a valós problémára keresi a lehető legjobb megoldást, ami éppenséggel járhat digitális transzformációval is. Végül elindul a projekt, de bizonyos okokból nem mindig hozza a várva várt eredményt. És az egyik ok, amikor ez nem feltétlenül lesz sikeres, az magának a változáskezelésnek a módja vagy hiánya.

A változáskezelés minden projektben hasznos, főleg, ha az, amit bevezetünk hatással lesz emberekre is. Márpedig a digitális átállás projektjei általában vagy a szervezetre, azaz a kollégáinkra vagy a felhasználóinkra, az ügyfeleinkre, azaz megint csak emberekre van hatással. De mi is az a változáskezelés, és miért fontos?

“A változáskezelés a szervezeti változások emberi oldalának kezelése – akár ha problémákat oldasz meg, ha piaci trendekre adsz választ, vagy ha új lehetőségeket tervezel megragadni. A változáskezelés arra fókuszál, hogyan tudod biztosítani, hogy a teljes csapat befogadja az új irányt, vagy adoptálja és megtanulja használni az új rendszereket és folyamatokat” (Prosci, 2020).

Csak képzeld el, hogyan jársz munkába nap mint nap. Adott egy útvonal, amit minden nap megteszel, buszra szállsz, autózol, biciklizel vagy akár gyalogolsz. Nem is gondolkodsz rajta, csak végzed a dolgod nap nap után. Most képzeld el, kapsz egy hírt: az egyik utcán csőtörés van, így lezárták a környéket, hogy meg tudják javítani. Merre mész ma munkába? Idegeskedsz? Tudod, mennyi idő lesz eljutni? Merre fog menni a busz? Mekkora lesz a dugó? Máris mennyi kérdés merül fel, pedig ez csak egy rutin lezárás egy kis utcában. Mennyire komfortos más útvonalat választani a napi rutin helyett?

Majd megszokja az új rendszert?
Egy új rendszer vagy folyamat bevezetése is változással jár, jóval nagyobbal, mint egy utca lezárása egy napra. Miért gondoljuk tehát, hogy akkor ezt majd a felhasználó simán megoldja egyedül, „majd megszokja”? Miért szokja meg? Mi az oka a változásnak? Mi lesz helyette? Miért az lesz helyette? Ilyen és hasonló kérdéseket mind meg kell válaszolni, ha sikeresen szeretnénk a projektünket levezetni.

A változást könnyen lehet kezelni, ha elfogadjuk. Minden ember külön külön fog reagálni rá, ezért külön külön is kell őket meggyőzni arról, miért van értelme a változásnak, mi számukra a jó benne. Az nem működik, ha csak kiteszek egy posztert vagy ha kiküldök egy e-mailt. „De hát én megmondtam, még mindig nem értik?” A változás nem egy egység, ahol mindenki „A” módon csinált valamit egyik nap, és rögtön másnap „B” módon fogja boldogan azt folytatni. Végig kell vezetni őket ezen a folyamaton, és ez az a projekt ág, ami a cégeknél sajnos nagyon gyakran kimarad.

Képzeld el hát, hogy innen ide szeretnél eljutni, ábra a Prosci (2020) elve alapján:

És a valóság az, hogy mind a jelen és mind a jővő az egyéni változások kezeléséből fog összetevődni a folyamat során, valahogyan így, ahol lesznek, akik korábban elfogadják az új helyzetet, és lesznek olyanok, akik csak később vagy egyáltalán nem (Prosci, 2020):

Az egyéni igényekre is figyelni kell
Sikeresek akkor lehetünk, ha figyelembe vesszük az egyéni igényeket is, akár az ellenállást is, ha meghallgatjuk a támogatók és a tiltakozók érveit is, és ha ezekre valamilyen kommunikációs eszközzel pozitívan tudunk építeni. Érdemes a projektvezetőt nem magára hagyni ebben a folyamatban, hanem megtámogatni egy akár képzett változásmenedzserrel, akár valakivel, aki ért az ügyfeleink és a kollégáink nyelvén, és elég érzékeny arra, hogy a célcsoporttól származó aggodalmakat vagy igényeket vissza tudja csatornázni a projekt csapat felé, ahol ezeket figyelembe tudják venni az új megoldás kialakításánál.

A szervezet tehát egy érzékeny emberi közösség, nem egy e-mail disztribúciós lista. Ha ezt figyelembe tudjuk venni, és mi is érzékenyen és aktívan kezeljük a reakciókat, már egy lépéssel közelebb leszünk ahhoz, hogy a mi cégünknél sikeres legyen a digitális átállás.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!