Így segíti a konferenciaszervezést a technológia

A konferenciaszervezést nyugodtan felfoghatod úgy, mintha egy nagyobb projektet akarnál megvalósítani. Hiszen egyben kell tartanod a meghívóktól a regisztráción át a cateringig mindent. Ember legyen tehát a talpán, aki ennyi teendőt és határidőt képes fejben kezelni.

De szerencsére erre ma már nincs is szükség, hiszen számos olyan szoftvert fejlesztettek ki, amivel könnyedén kezelheted a feladatokat és a fontosabb információkat. Akár az olyan feladatkezelők is szóba jöhetnek, mint a Trello vagy a Google Tasks, ugyanakkor egy igazán grandiózus eseménynél már jobban jársz egy CRM-rendszerrel vagy más, profibb és komplexebb szoftverrel.

Nagy segítséget jelent a konferenciaszervezésben az is, hogy ma már azonnali kommunikációs lehetőségek állnak rendelkezésre. Nem kell papíron levelet írnod, postáznod, elég megnyitnod egy e-mailt vagy egy chatalkalmazást. A digitális meghívókkal hasonló a helyzet: kiküldésük gyorsabb, egyszerűbb és környezetkímélőbb, mint a régimódi változatoké.

5 újítás, amit érdemes szemmel tartani

A fent felsoroltak azonban csak a kezdeteket jelentik – ennél sokkal többet is adhat a technológia a konferenciaszervezőknek.

Online regisztrációs rendszerek

A regisztráció megszervezése és lebonyolítása az egyik legidőigényesebb feladat a konferenciaszervezésben. Ebben a hosszú folyamatban ráadásul a hibázás lehetősége is magas, ami könnyen káoszhoz vezethet az esemény napján. Egy online regisztrációs rendszer – ami takarhat egy weboldalt vagy akár egy mobilalkalmazást is – a teljes folyamatot képes egy helyen lebonyolítani a dokumentumkezeléstől a fizetésen át egészen a szállásfoglalásig.

Absztraktbenyújtó rendszerek

A konferenciák esetében az absztrakt egy rövid, velős kivonatot jelent, amit minden előadó előzetesen lead a szervezőknek. Régebben ezt még papíron, esetleg pendrive-on tették meg, ma már inkább az e-mail a jellemző. Mindegyiknél jobb módszer azonban egy kifejezetten erre a célra tervezett rendszer. Az absztraktbenyújtók átláthatóságot visznek a dokumentumkezelésbe. Egyetlen felületet használhat mindenki, hiszen itt történik a benyújtás, a bírálat és az előadások feldolgozása is.

Virtuális konferenciaplatformok

Főleg a koronavírus-járvány óta igaz, hogy a konferenciák jelentős része az online térbe költözött. Korábban ennek biztonsági okai voltak, ma pedig azért számít népszerűnek, mert szélesebb közönséghez képesek eljutni, mivel a részvétel egyszerűbben megoldható. A virtuális konferenciaszervezés ezzel együtt több kihívással is jár, melyeket a legjobban egy speciális platformon kezelhetsz. Egy ilyen program többnyire élő streaming-lehetőséggel, egyedi termekkel és chatelési funkcióval is rendelkezik.

Mobilalkalmazás

Napjainkban ahhoz vagyunk hozzászokva, hogy mindent el tudunk intézni a kezünkben lévő okostelefonnal. Nem meglepő tehát, hogy a konferenciák világában is megjelentek azok az alkalmazások, melyek tovább növelik az élményt az előadók és a vendégek számára is. Egy ilyen appban bárki megtekintheti a teljes programot, utánanézhet az előadóknak, értesítést kaphat az őt érdeklő eseményekről vagy akár előre felteheti a kérdéseit egy-egy előadás kapcsán.

Virtuális valóság

Nem, ez nem a jövő, hanem nagyon is napjaink valósága, a VR-ra épülő megoldások ugyanis egyre nagyobb szerepet kapnak a konferenciaszervezésben. Hogy mi ennek az oka? Nos, elsősorban az, hogy a mesterséges valóság páratlan módon képes utánozni a személyes jelenlét varázsát egy online rendezvény esetében. Mindenképp érdemes elgondolkodnod ezen a technikán, ha a rendezvényeden egy terméket vagy szolgáltatást szeretnél minél látványosabban bemutatni.

Milyen előnyökkel jár mindez?

Önmagában az is egy nagy előny, hogy a konferenciád sokkal profibbnak és korszerűbbnek hat majd. Sokan keresik napjainkban az innovatív megoldásokra épülő rendezvényeket, márpedig egy virtuális valóságra épülő eseménnyel vagy éppen egy remekül megtervezett mobilappal leveheted a lábáról az erre fogékony közönséget.

Az sem elhanyagolható szempont ugyanakkor, hogy a rendezvényt sok esetben olcsóbban is ki tudjuk hozni, de mindenekelőtt fenntarthatóbb lesz. Különösen igaz ez az online vagy virtuális konferenciákra. Gondolj csak bele, hogy egy hagyományos, személyes esemény milyen sok utazással jár! Pláne, ha a rendezvényedre egyes előadók vagy vendégek több ezer kilométeres távolságból érkeznek. Egy netes konferenciával nem kell senkinek repülőre ülnie, taxiba szállnia vagy autót bérelnie.

Az online regisztrációs és absztraktbenyújtó rendszerek pedig abban támogatnak, hogy csökkenthesd a konferenciád papírigényét – ami másképp igen magas lenne. Ki kéne nyomtatnod a programot, a meghívókat, a számlákat és még sorolhatnánk. A korszerű rendszerekkel mindezeket online hozhatod létre, ezzel pedig a bolygót is óvhatod.

Mit hozhat a jövő a konferenciaszervezésben?

Erre a kérdésre nagyon nehéz lenne konkrét választ adni. Egy dolog azonban biztos: a mesterséges intelligencia, a kiterjesztett és virtuális valóság vagy éppen a metaverzum még csak most fog berobbanni a konferenciák világába!

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!