Annyira megszoktuk, annyira hozzánk nőtt a Google házi kedvence, hogy aligha vesszük észre a rejtett opciókat vagy a személyre szabhatóság lehetőségét. Pedig a Gmail kiváló levelező és néhány trükkel újra élvezetessé tehetjük az emailezést.

Ha szeretnél hamarabb szabadulni az inboxodból, akkor próbáld ki ezt az 5 gyors tippet.

Outlookosítás: kétpaneles elrendezés beállítása

Ha kedveled az Outlookot vagy csak nagyon sokat dolgoztál vele, akkor biztosan meglep, hogy a Gmailt is tudod outlookosítani. Könnyen beállíthatod a kétpaneles megjelenést, ahol a leveleidet találod a bal oldalon, az éppen megnyitott emailt pedig a képernyő jobb oldalán. A két panel szélességét pedig tetszés szerint állíthatod. Így sokkal gyorsabb az üzenetek feldolgozása és a navigálás.

Itt van, hogyan tudod beállítani:

• nyisd meg a Beállítások > Beérkező levelek lapot;

• az Olvasópanel beállításánál engedélyezd az Olvasópanel bekapcsolását;

• az olvasópanel elhelyezkedésénél jelöld meg a Beérkező levelek jobb oldalán opciót. (A fentieket a Gyorsbeállítások alatt is el tudod végezni az Olvasópanel nézetben.)

Gmail strip-down: alapértelmezett címkék elrejtése

Nem tudom, te hogy vagy vele, de én szeretem az egyszerű dolgokat, a letisztult felhasználói felületet. A Gmail (sem) adja magától azt a luxust, hogy egy minimalista felületen dolgozz. Az alapértelmezett címkék nagyon zavaróak tudnak lenni. Érdemes ezektől megszabadulni.

Ez könnyebb, mint gondolnád:

• navigálj a Beállítások > Címkék lapra;

• itt tételesen beállíthatod, hogy milyen címkék jelenjenek meg a címkelistában (bal oldali menü);

• kapcsolj ki minden, számodra nem esszenciális címkét;

• azt is beállíthatod, hogy csak akkor legyen látható egy adott címke, ha olvasatlan levél van hozzárendelve.

Fontos: azzal, hogy eltávolítasz egy címkét, az adott üzenet még nem törlődik.

Legyél Gmail nindzsa: 10 billentyűparancs a hatékonyságért

Sokáig nem hittem a billentyűparancsok karmájában és furcsán néztem azokra, akik fejből tudnak egy csomó parancsot. Nem gondoltam, hogy ez számottevően javít a hatékonyságomon.

Azonban nemcsak hogy javít a produktivitásodon, de sokkal gördülékenyebbé teszi a munkádat és megdobja a felhasználói élményt, ha megtanulod a legfontosabb billentyűparancsokat.

Érdemes ehhez egy puskát készíteni és azt kitenni a monitorod mellé. A leggyakrabban használt szoftvereknél jegyezd fel a gyakori műveleteket és az ezekhez kötődő billentyűparancsokat. Aztán használd a puskát és gyakorolj.

Kitűztem célnak, hogy minden héten megtanulok egy új billentyűparancsot. Ez igazán apró vállalás, de ha belegondolsz, hosszú távon nagyon kifizetődő.

Most lássuk a Gmail legfontosabb billentyűparancsait:

• új email írása: C (mint Compose)

• email elküldése: Cmd + Enter / Ctrl + Enter

• válasz: R (mint Reply)

• válasz mindenkinek: A (mint Reply All)

• továbbítás: F (mint Forward)

• archiválás: E (mint az Archive-ból az utolsó betű ‒ ez nem logikus, de megjegyezhető)

• csillagozás: S (mint Star)

• spamnek jelölés: !

• email kijelölése: X

• billentyűparancsok súgója: Shift + ? A Gmail a legjobb eszköz ahhoz, hogy elkezdj parancsokat tanulni. Itt lényegében nem is kell több billentyűt kombinálni és a legtöbb funkció az angol elnevezésből könnyen megjegyezhető. Ahhoz, hogy használni tudd ezeket, előbb engedélyezned kell a billentyűparancsok használatát:

• ezt a Beállítások > Általános > Billentyűparancsok útvonalon teheted meg;

• jelöld meg a Gyorsbillentyűk engedélyezése opciót.

Ne gépelj annyit: sablonok beállítása (Canned responses)

Ez az egyik leghasznosabb funkció, különösen akkor, ha nem használsz szövegexpanziós szoftvert (pl. TextExpander, Alfred). A sablonokkal nem kell többé leírnod a nevedet, elérhetőségedet, gyakran használt szófordulataidat, linkjeidet. Készíthetsz komplett levélsablonokat is. Gondold csak el, mennyi időt takaríthatsz meg ezzel az egyetlen funkcióval!

Így állíthatod be a sablonok használatát Gmailben:

• Beállítások > Haladó;

• keresd meg a Sablonok opciót és engedélyezd a levélsablonok használatát.

Ha ezzel megvagy, akkor levélírás közben kattints az eszköztár További lehetőségek menüjére, ahol meg fogod találni a sablonokat. Itt létrehozhatsz új sablont vagy választhatsz a már készen lévő sablonjaid közül. Ha egyszerre használod a sablonokat és szűrőket, akár automatikus válaszokat is készíthetsz.

Ha már komfortosan mozogsz a sablonokkal, érdemes kipróbálnod egy profi szövegexpanziós eszközt. Itt lényegében beállíthatsz egy szótöredéket (szövegkódot), ami gépelés közben automatikusan befejezi a szót vagy egy adott kifejezést, levelet. De ennél sokkal többet is tud: automatikusan beillesztheted a leveleid végére az aktuális dátumot, legördülő menüket hozhatsz létre egy sablonon belül, ahol kiválaszthatod a behelyettesítendő adatmezőt. De a legfontosabb, hogy ezek az eszközök nemcsak a leveleződben működnek, hanem minden programban: használhatod őket Wordben, vagy éppen a weben űrlapok kitöltéséhez.

A TextExpander például automatikusan szinkronizálja a szövegeidet az összes eszközödön (Mac, Windows, Chrome, iOS). Így bárhol is vagy, mindig eléred a sablonjaidat minden alkalmazásban.

A bumeráng módszer: halasztás funkció használata (Snooze)

Korábban egy bővítményre volt szükséged, ha a snoozing funkciót akartad Gmailre használni. A Boomerang nevű eszköz többek között erre lett kitalálva.

Nemrég a Gmail is bevezette ezt a funkciót: ez lényegében egy bumeráng módszer. Ha nem akarsz foglalkozni egy beérkező levéllel, akkor elhalaszthatod és beállíthatod, hogy mikor jöjjön vissza a postaládádba.

Ezzel az adott levél eltűnik az inboxodból és csak a megadott időben jelenik meg újra. Fontos, hogy ha előbb szeretnél vele foglalkozni, akkor is megtalálod az Összes levél nézetben, ami lényegében a Gmail archívuma.

Kétféleképp állíthatod be a halasztást:

• kattints az adott üzenetre jobb egérgombbal és válaszd a Halasztás opciót;

• vagy keresd meg a halasztás ikonját az eszköztárban;

• a Gmail felkínál néhány lehetőséget az időzítésre, de te is megadhatsz egy tetszőleges dátumot és időpontot.

Bónusz tipp: elküldött levél visszavonása

Előfordult már veled, hogy csatolmány nélkül küldtél el egy emailt? Netán olyat írtál, amit nem kellett volna? Vagy rossz címzettnek küldted a levelet?

Jó volna ezeket valahogyan meg nem történtté tenni. De egy elküldött levéllel már nem tudsz mit csinálni. Vagy mégis?

A Gmailnél beállíthatod a levélküldés visszavonására rendelkezésre álló időt. Ha ez idő alatt visszavonod a levelet, akkor nem lesz kézbesítve a címzettnek:

• navigálj a Beállítások > Általános lapra;

• a Küldés visszavonása opciónál állítsd be a levél visszavonására rendelkezésre álló időt: 5 és 30 másodperc közötti időket választhatsz;

• ne felejtsd el menteni a beállításokat.

Ha korábban engedélyezted a billentyűparancsokat (lásd fentebb), akkor a Z billentyű lenyomásával a megadott időn belül visszavonhatod a levél elküldését. Ez hasonló a Ctrl + Z (Undo) általános rendszerparancshoz, így könnyen megjegyezhető. De a Gmail a levél elküldését követően az oldal alján is fel fogja kínálni a visszavonást.

Nem volt elég?

A fenti technikákkal nemcsak időt spórolhatsz meg, hanem sokkal élvezetesebb is lesz használni a Gmailt. Gondolj csak bele: ez egy olyan eszköz, amit hosszú éveken keresztül rendszeresen használsz. Nem éri meg végigmenni a fenti pontokon és 15 perc alatt beállítani a fiókodat? És ha már ott vagy, eljátszhatsz a többi beállítással is.

Ütemezz be negyed órát a Gmail fiókod beállítására. Hidd el: megéri!

Ha szeretnél további gyors tippeket email kezeléshez és hatékonyságnöveléshez, akkor itt megtalálod.

Bio

Dr. Vadadi-Fülöp Csaba Biológus, szövegíró, hatékonyságnövelési specialista, a Productivity95 blog szerzője. Elfoglalt embereknek és kezdő vállalkozóknak segít hatékonyabbá tenni mindennapjaikat, hogy több időt tölthessenek a családjukkal és azzal foglalkozzanak, amit igazán szeretnek. Ha szeretnél gyorsan javítani a hatékonyságodon, akkor próbáld ki az ingyenes 7 napos produktivitási minikurzust és a kezedben lesz 12 egyszerű módszer ahhoz, hogy könnyebben elérd céljaidat.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!