Mutatjuk az elektronikus számlázás típusait

Mutatjuk az elektronikus számlázás típusait
Milyen elektronikus számlázási típusok vannak? Lehet-e választani, milyen módszerrel állítsam ki az elektronikus számláimat?

Elektronikus számláról beszélünk abban az esetben, hogyha a számla a kibocsátás és a befogadás pillanatában is elektronikus, a számlaadatok adatállományként, elektronikus úton kerülnek továbbításra befogadó fél részére adatfeldolgozás céljából.

Elvárt alapelveknek való megfelelés
Bármilyen elektronikus számlázási típust választunk, a kiállított számlának a számlákkal szemben elvárt követelményeknek meg kell felelnie: azaz a számlakibocsátástól a megőrzés végéig biztosítani kell tudni a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és emberi szem által olvashatónak és értelmezhetőnek kell lennie. Csak olyan elektronikus számlázási módszert választhatunk, amelyek ezeknek a feltételeknek megfelel. Legismertebb két e-számlázási típus az EDI és a PKI számlázás. Mit jelentenek ezek?

EDI számla
EDI (Electronic Data Interchange) számla esetében egy zárt EDI rendszeren keresztül közlekednek a számlaadatok. Ebben az adatcsere rendszerben a megbízhatóságot és a hitelességet egy zárt kommunikációjú rendszer az ahhoz szükséges hardveres és szoftveres alkalmazások segítségével biztosítja. Az EDI számlázási folyamat teljesen automatizált, semmilyen manuális beavatkozás nem lehetséges, ezzel is biztosítva a kommunikációba történő külső beavatkozás lehetőségének kizárását.

Ebből következően az EDI számlázásnak nem alapfeltétele a digitális aláírás és időpecsét alkalmazása, ugyanis a zárt kommunikációból adódóan a rendszer biztosítja a számlával szemben elvárt alapkövetelményeket.

EDI rendszer alkalmazása jellemzően nagyvállalatoknál jön létre, ahol nemcsak a számla dokumentumokat, hanem az üzleti folyamatok egyéb dokumentumait is a zárt rendszeren keresztül utaztatják az üzleti szereplők. A zárt rendszernek köszönhetően a számlák azonnal, valós időben feldolgozásra tudnak kerülni mind a számlakibocsátó, mind a számlabefogadó részéről. A rendszer bevezetése nagyobb anyagi költségeket jelenthet feleknek, ezért a jelenleg hatályos jogszabályi előírás az, hogy az EDI rendszer szereplőinek előzetesen írásban meg kell állapodniuk a rendszer alkalmazásáról és a használatának részleteiről: ennek tartalmaznia kell a technológia részletes leírását, a használt formátum megjelölését és a rendszerhasználat pontos specifikációját.

PKI számlázás
A PKI technológia egy olyan számlázási módszert jelent, amely során az e-számlán minősített szolgáltató által kibocsátott legalább fokozott biztonságú digitális aláírási tanúsítvány és minősített időbélyegző szolgáltató által kibocsátott időpecsét található. A digitális aláírás és az időpecsét biztosítja a számlákkal szemben korábban felsorolt hármas alapelvnek való megfelelést.

Elektronikus aláírással rendelkezhet maga a számlakibocsátó vagy a számlázó rendszer nyújthat a számlára ilyen szolgáltatást. Mindkét esetben az aláírónak rendelkeznie egy privát és egy szorosan hozzá kapcsolódó nyilvános aláíráskulccsal. A nyilvános kulcsú titkosítás, azaz aszimmetrikus titkosítás egy olyan titkosítási eljárás neve, ahol az aláíró egy nyilvános és egy titkos kulcspárral rendelkezik. E-számla esetében ezzel a technológiai megoldással biztosítható a számla tartalmának és eredetének a hitelessége.

Az időbélyeg egy kódsor, amely egy adott dokumentum pontos létrejöttének időpontját igazolja, azaz az időpecsét dátuma időpillanatában keletkezett, jött létre vagy vált véglegessé, lezárttá a dokumentum. Időpecséttel ellátott dokumentumról kétséget kizáróan tudjuk, hogy mikor jött létre, a dátum információk utólag módosíthatatlanok. Az időpecsét egy számítástechnikai időbélyeg- kérelemmel megérkezik az időbélyegzést végző bizalmi szolgáltatóhoz, amely szolgáltató a kérelemre adott válaszként ellátja a dokumentumot egy időpecséttel. Időpecséttel és elektronikus aláírással ellátott dokumentum bizonyított tulajdonsága, hogy ki írta alá (személy azonosítása), továbbá, hogy pontosan mikor írta alá a dokumentumot, amely azóta nem változhatott meg (hitelesség).

Egyéb hitelesítési megoldások
A 2010/45/EU irányelv az EDI és PKI elektronikus számlázási típusok mellett elfogad új és egyéb hitelesítési lehetőségeket az elektronikus dokumentum hitelesítésére, nem zárja ki új technológiai megoldások használatát. Ez mindenképpen lehetőséget biztosít az elektronikus számlázás szélesebb körben történő terjedésére.

Összefoglalva

Az elvárt alapelveknek és követelményeknek való megfelelés technikai módszereként napjainkban még mindig az EDI és PKI rendszerben történő elektronikus számlázás a legelterjedtebb megoldási típusok. Mind az e-számlázásra vonatkozó EU direktíva és az ÁFA törvény az alapelvek megbízható betartására az elektronikus aláírást javasolja megoldásnak az elektronikus szálmára. Elektronikus számla esetében a számlabefogadó előzetes beleegyezése szükséges arról, hogy elektronikus számlát be tud-e fogadni, a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó az EU bármely országában befogadható e-számla szolgáltatást nyújt. Ügyfeleink partnereit szükség esetén tájékoztató dokumentumokkal segítjük az e-számla befogadása témában.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Katona Andrea

2014 óta a piacon lévő Billzone.eu online és elektronikus számlázó szolgáltatás termékfelelőse. Számlázási szakértőként jártas az e-számla, digitális aláírás, időpecsét kérdéskörben, ...