Amennyiben elektronikusan online számlázón keresztül számlázunk, úgy sem telepítési költséggel, sem karbantartási költséggel nem kell számolnunk. Online számlázó esetében a számlázó egy böngészőben fut, így csupán internetkapcsolat szükséges hozzá. Továbbá a karbantartások automatikusak, nem igényel külön egyedi díjat.
Verziófrissítési költségek nélkül
Online számlázó esetében a verziófrissítések automatikusan történnek a rendszerben, így ezek költségei nem terhelik a felhasználót. A verziófrissítések tartalmazzák a hatályban lévő jogszabályoknak történő megfelelést, ezek frissítése és telepítése szintén nem igényel külön díjat.
Nyomtatási költség nélkül
Az elektronikus számla elektronikus formában hiteles, nem nyomtatható ki. A hagyományos papír alapú számla esetében számolnunk kell a nyomtatópapír darabárával és az arányos toner vagy tintapatron költségekkel. Az elektronikus számla kiállítása során megspórolhatjuk a papír- és nyomtatási költségeket. A papírmentességgel nemcsak rövidtávú költségeket nyerünk, hanem környezettudatosan hosszútávon is előnyünk származik belőle, hiszen sokkal kevesebb fa kerül kivágásra, kevesebb CO2-kibocsátással jár vállalkozásunk fenntartása.
Borítékolási és kézbesítési költségek nélkül
Papír alapú számla esetében a számlákat nyomtatás után borítékolni szükséges, a borítékokat meg kell címezni. A megcímzett borítékokkal következik a postán a sorban állás és a levélfeladás. Ebben a folyamatban rejlik szinte a legtöbb költség az elektronikus számlával szemben. A boríték további papírköltségeket jelent, míg a borítékolás és a postán történő feladás a folyamatba befektetett emberi erőforrás költségeit foglalja magában. Nem beszélve arról, hogy a postán külön kézbesítési díjat kell fizetni minden egyes feladott számla (boríték) után.
E-számla esetében mind időben, mind fizikai formában megspórolhatjuk ezeket a kiadásokat: az e- számlát nem kell beborítékolni, nem kell megcímezni, továbbá postán sem kell kiküldenünk. Az elektronikus számla az ügyfél részére valamilyen zárt rendszeren keresztül kerül kézbesítésre. Ez a zárt rendszer lehet az EDI rendszer nagyvállalatoknál, kis- és középvállalkozások esetében maga a számlázási szolgáltató zárt rendszere biztosítja az e-számla megküldését a partner részére.
A T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó esetében az elektronikus számlákról egy számlaértesítő levelet kap az ügyfél e-mailben. Ebben a számlaértesítő levélben található egy számlaletöltő link, amely átirányítja számlabefogadót a számlaletöltő oldalra. A számlaletöltő oldalon egy gomb megnyomásával tölthető le a számla. A számla kiküldése ügyfél részére elektronikus számla esetében teljesen költségmentes. Ráadásul teljesen pontosan és naprakészen követhető az e-számla további életútja. A számlázó rendszer számlánként vissza tudja adni azt az információt, hogy a számlaletöltő oldal megnyitásra került-e és a számla letöltése megtörtént-e. Ezt a hagyományos papír alapú számla esetében további többlet költségekkel tudhatjuk meg a posta küldeménykövetési szolgáltatásán keresztül.
Számlakezelési munka költségei
Számoljunk! A kézzel kiállított papír alapú számla esetében óriási munkaerőforrást kell igénybe venni egy-egy számla kiállításához. Számlázó program használata esetében ez a költség azonos mértékű az e-számla és a papír alapú számla esetében. Azonban akár számlázó programból állítjuk ki a számlát, akár kézzel, a papír alapú számla esetében a papírköltségek, nyomtatási költségek, borítékolás és kézbesítés lényeges kiadásokat eredményez az e-számlával szemben, ahol ezek a kiadások egyáltalán nincsenek. A számlakezelési munka költségeihez sorolhatjuk a számla feldolgozását is. Papír alapú számla esetében papíron gyűjtögetjük a számlákat, majd általában havonta egyszer átadjuk a könyvelőnknek, aki a könyvelőprogramjába kézzel begépeli az adatokat a papír számláról. E-számla esetén az elektronikus számlából kinyerhetők az adatok, amelyek könnyen beimportálhatók más rendszerekbe (könyvelőprogramba, CRM rendszerbe). Számlabefogadó partnereink részére szintén megkönnyíthetjük a számlabefogadás során az adatkinyerést elektronikus számla esetében.
Számlatárolási költségek
Az elektronikus számla kizárólag elektronikusan tárolható, kinyomtatva nem hiteles az e-számla. A papír alapú számlák nyomtatás után digitalizálhatók, azonban csak úgy archiválhatók, hogyha azokra elektronikus aláírás és időpecsét kerül. Nyomtatott formában rengeteg helyet foglalnak a tárolt papír hegyek és visszakereshetőségük is komoly kihívást jelenthet. Ezzel szemben az e-számlák tárolása csupán adathordozót igényel vagy igénybe vehető erre a célra kialakított archiválási, illetve tárolási szolgáltatás.
Mindent összevetve
Az elektronikus számlázási mód mindenképpen környezettudatos és hosszú távon globális veszteségeket megóvó számlázási metodika. Továbbá rövid távon, micro szinten sokkal olcsóbb számlázási részfolyamatokat foglal magába, mint a hagyományos papír alapú számlázás, így megállapíthatjuk, hogy összességében költséghatékonyabb a hagyományos papír alapú számlázásnál.
Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!
