Hogyan váltsak kézi számlatömbről számlázóprogramra?

Hogyan váltsak kézi számlatömbről számlázóprogramra?
Amennyiben eldöntöttük, hogy kézi számlatömbről szeretnénk számlázóprogramra váltani, akkor az alábbi tudnivalók cégünk segítségére lehet.

Lehet-e egyszerre több számlatömbje egy cégnek?
A számlatömbök darabszámának használatára vonatkozóan nincsen sem hatályos jogszabályi megkötés, sem adóhatósági ajánlás. Ez azt jelenti, hogy egy cég akár több számlázó programot is használhat vagy párhuzamosan használhat egyszerre kézi számlatömböt és számlázót is. Arra azonban figyelni kell, hogy a különböző számlázóprogramok számlatömbjeiben használatos számlasorszámok nem lehetnek azonosak.

Számlasorszám sorfolytonossága
Amennyiben több számlatömbbel rendelkezünk (akár több számlázóprogram által), akkor is adott adózónak biztosítania kell az adószámához tartozóan a számlái sorfolytonosságát. Ez azt jelenti, hogy több számlázótömb használata esetén figyelni kell arra, hogy a számlatömbök ne rendelkezzenek azonos előtaggal, így kizárva annak lehetőségét, hogy a sorszámok esetleg egymás mellett fussanak.

Pénznemenként eltérő számlatömb

Jogszabályi elvárás, hogy a cég a számlázása során az egyes ügyleteit devizanemenként külön-külön számlatömbben számlázza. Számítástechnikai eszköz útján előállított számla esetében a program egy számlatömbben csak egyféle devizanemet enged használni. A törvényi megfelelésen túl ennek a statisztikák és kimutatások készítése során van fontos szerepe.

Mikor válthat számlázót egy cég?
Általában a legtöbb cég számlázóprogramot január 1-jén vált. Ennek oka, hogy adott év számláit már egy helyen szeretnék látni, illetve a könyvelők is erre ösztönzik a cégeket, mert bármilyen analitika, statisztika vagy adatexport, amely kinyerhető a számlázóprogramból, segítség számukra, ha egy adott évet tud felölelni. Azt azonban fontos tudni, hogy semmilyen előírás nincsen arra vonatkozóan, hogy számlázó programot csak kizárólag év végén vagy év elején lehetne váltani. Ezért bátran próbáljunk ki különböző számlázókat és váltsunk akkor, amikor megtaláltuk a cégünk számára megfelelő számlázót. A T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó rendelkezik tesztfelülettel, ahol bármilyen kötelezettség nélkül kipróbálható a rendszer.

Számlázó bejelentése a NAV részére

Amikor eldöntöttük, hogy melyik számlázóprogramot választjuk hosszú távra, akkor eleget kell tennünk annak a jogszabályi előírásnak, amely szerint az általunk használt számlázó programot be kell jelentenünk a NAV részére a SZAMLAZO-01 nyomtatványon. A Billzone.eu-ban ennek a nyomtatványnak a kitöltése egy gombnyomás, hiszen kiexportálhatók a szükséges adatok xml-ben. Arra figyeljünk, hogyha nem kézi számlatömbről térünk át számlázóprogramra, hanem már használtunk egy másik számlázót, akkor a korábbi számlázónkat ne felejtsük el kijelenti a NAV-nál ugyanezen nyomtatvány segítségével.

NAV Online Számla összekötése az új számlázóval

Ha bejelentettük a számlázóprogramunkat az adóhatóság részére, akkor még egy kötelezettségünk van feléjük, mégpedig a NAV Online Számla összekötése az újonnan használni kívánt programmal. Ez esetben a NAV Online Számla felületen történt regisztrációnk során kapott technikai felhasználónév, jelszó, cserekulcs és aláírókulcs adatokat meg kell adni a számlázó részére az összekötés és a későbbi adatszolgáltatás céljából. A NAV Online Számla adatszolgáltatás esetében a számlatömbről számlázóprogramra történő áttérés rendkívül ajánlott: ugyanis kézi számlatömb esetében a NAV oldalán az adatszolgáltatáshoz ismét be kell gépelni a számla adatait, ez mindenképpen adminisztrációs duplikációt jelent, míg a számlázóprogram használatával, a jogszabályi elvárás alapján az adatszolgáltatást a programnak kell automatikusan és kézi beavatkozás nélkül megtennie.

Elektronikus vagy papír alapú számla?

Kézi számlatömbről történő váltás után elgondolkodhatunk azon, hogy milyen számlákat szeretnénk a továbbiakban kiállítani? Számlázóprogram esetében – amennyiben a programban van erre lehetőség – elektronikus számlákat is kiállíthatunk. Elektronikus számla esetében a számlabefogadó előzetes beleegyezése szükséges arról, hogy elektronikus számlát be tud-e fogadni. Amennyiben ez nem megoldható, akkor papír alapú számlát továbbra is ki lehet állítani a számlázóprogram segítségével. Természetesen elfogadható az is, hogy egy cég mind elektronikus, mind pedig papír alapú számlákat is kibocsát. Ezeknek külön számlatömbben kell létrejönniük a számlázóprogramon belül is. Így lehetőség van arra, hogy szép lassan a legtöbb ügyfelünket átállítsuk, akár segítsük az elektronikus számla befogadására.

Összefoglalva

Számlázóprogramot bármikor válthatunk az év során, amikor úgy gondoljuk, hogy leváltanánk a kézi számlatömböt és egyes folyamatainkat modernizálnánk. Ezzel mindenképpen megrövidítjük a számlázásra fordított időt és kizárhatjuk a hibázási lehetőségeket. Elektronikus számla kiállítása során pedig a számlázási költségeinket tudjuk tovább faragni.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Katona Andrea

2014 óta a piacon lévő Billzone.eu online és elektronikus számlázó szolgáltatás termékfelelőse. Számlázási szakértőként jártas az e-számla, digitális aláírás, időpecsét kérdéskörben, feladata a …