Hogyan szabaduljunk meg a papír számlahegyektől?

Hogyan szabaduljunk meg a papír számlahegyektől?
Ha papír alapon számlázunk, mert még cégünk nem tért át az e-számla kibocsátására, akkor is van megoldás a papír számlahegyek megszűntetésére. Méghozzá a digitális archiválás.

Továbbra is a papír alapú számlák többségben
A számla kiállítása nagyon sok cégnél továbbra is vagy kézi számlatömbből vagy számlázó programon keresztül papír alapon kerül kiállításra. Ugyan megnövekedett az utóbbi években az elektronikus számlák száma, azonban túlnyomó többségben még mindig papír alapú számlák fedik le a gazdaság nagy részét.

Papír alapú számlázásnak hívjuk, ha a számla a nyomdai úton előállított számlatömbből kerül kiállításra kézzel vagy számlázó programból állítjuk elő és kinyomtatjuk a számlát. Fontos ismérve még, hogy ebben az esetben a számla a kiállítás pillanatában papír formátumban létezik.

Kiállítottuk a számlát, hogyan tovább?

Számlakiállítást követően nem szűnnek meg a számlával kapcsolatos kötelezettségeink. Mind a számlakibocsátó, mind a számlabefogadó számlamegőrzésre kötelezett fél. Ez azt jelenti, hogy a Számviteli törvény és az Archiválási törvény hatályos rendelkezései alapján a számlákat a jogszabályban előírt ideig meg kell őrizni.

A megőrzési kötelezettség lejáratáig folyamatosan biztosítani kell a törlés, megsemmisítés és a véletlen megsemmisülés elleni védelmet. Ki kell tudni zárni a számlaadatokban való utólagos módosulást, sérülést vagy jogosulatlan hozzáférést. Biztosítani kell a számla olvashatóságát és értelmezhetőségét.

Adózó eldöntheti, hogy adott dokumentumot – jelen esetben a számláit – hogyan, milyen módon őrzi meg. Azonban fontos kritérium, hogy a megőrzendő dokumentum típusához (papír alapú vagy elektronikus számla) és hitelességéhez igazodóan kell gondoskodni a megőrzésről. Azaz például az elektronikus számla megőrzése nem történhet meg papír alapúként, hiszen az e-számla kinyomtatva nem hiteles számla.

A T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó előfizetési csomagtól függően online elérhetőséget biztosít a kiállított számlákhoz 10 évig. Az online elérés biztosítása azt jelenti, hogy a számlák tárolása 10 évig történik a tárhelyen, azok bármikor elérhetők, letölthetők és lementhetők az ügyfelek számára a saját számítógépükre.

Digitalizáljunk!
Papír alapú számla esetében lehetőség van digitális archiválásra a könnyebb tárolás és a papírhegyek megszűntetése érdekében. Ez azt jelenti, hogy a kibocsátott papír alapú számláról elektronikus másolat készíthető és azt tárolhatja megőrzésre kötelezett. Ilyenkor a papír alapú számla digitalizálása szkenneléssel történik, ezt követően a számlát el kell látni egy hitelesítési záradékkal, amely során a jelenleg hatályos jogszabályok egy emberi tevékenységet várnak el arra vonatkozóan, hogy a digitalizált képi adat, számlakép az eredeti számlával megegyező pontos másolata. A teljes folyamat hitelesítése érdekében az elektronikus másolatot digitális aláírással és időbélyeggel kell ellátni.

Ki digitalizáljon?
A számlák digitalizálását, megőrzését vagy tárolását elvégezheti maga a számlakibocsátó, számlabefogadó is vagy megbízhat erre külső minősített archiválási szolgáltatót. Fontos, hogy bármely esetben egy ellenőrzés során a hatóság vizsgálni fogja az archiválási folyamatot és magát az archivált számlát. Az archivált dokumentumon ellenőrzik, hogy a számlát és annak adattartalmát utólag nem változtatta-e meg senki, a számlakibocsátó azonosságát és a számla olvashatóságát. Hőpapírra nyomtatott számla esetében a digitalizálásnak döntő szerepe lehet, hiszen az eredeti számláról az évek során lekopnak a nyomtatott betűk.

Összefoglalva
Amennyiben vállalkozásunk döntően még papír alapú számlát állít ki, de szeretnénk mégis megszabadulni a papírhegyektől, amelyek tárolása terhet jelent cégünknek, akkor megoldást jelent a papír alapú számlák digitális másodpéldányának archiválása. Hosszú távon a kezelhetőségük, visszakereshetőségük és adminisztrációjuk sokkal kifizetődőbb lesz, megéri.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Katona Andrea

2014 óta a piacon lévő Billzone.eu online és elektronikus számlázó szolgáltatás termékfelelőse. Számlázási szakértőként jártas az e-számla, digitális aláírás, időpecsét kérdéskörben, ...