Törzsadatkezelés
Egy számlázó programnak az egyik legnagyobb előnye a kézi számlázással szemben, hogy alapadatok menthetők benne. A kiállító cég nevét, telephelyét és adószámát elég egyszer rögzíteni a rendszerben, utána már automatikusan előtöltődnek ezek az adatok számlakiállításkor. Bár, nem minden számlázóban alapfunkcióként, de további könnyítés lehet a partnerek és termékek mentése. Ebben az esetben számlakiállításkor a visszatérő vevők vagy tételek esetében is elegendő előtölteni a bevitt adatokat.
Cégadatok, céglogó elhelyezése a számlán
A cég alapadatai mellett egy számlán megjeleníthetők egyéb elérhetőségek is, amelyek marketing szempontból fontosak lehetnek egy vállalkozás számára. Ilyen lehet a cég központi e-mail címe vagy webhely címének megjelenítése. A számla kinézete szempontjából különösen hangsúlyos szerepet kap a céglogó elhelyezése a számlán. Kézi számlatömb kitöltése esetében csupán a pecséttel lehet utalni a cég arculatára, míg egy számlázó programban kiállított számlának meghatározó eleme lehet a céglogó.
Számla létrehozása egy meglévő alapján
A kézi számlatömbbel szemben a számlázó rendszerek legnagyobb előnye, hogy nem kell minden egyes számlát újra és újra megírni. A legtöbb számlázó elő tud tölteni egy korábbi számlát és az alapján kiállítani a sorban következőt. Ha egy cég mindig hasonló termékértékesítésről vagy szolgáltatás nyújtásról állít ki számlát, akkor számára rendkívül egyszerű és gyors lehet a számlakiállítás egy meglévő számla adatainak betöltése alapján. Így akár egy mozgó árus a helyszínen, mobilról is könnyedén állíthat ki elektronikus számlát.
Számla kiküldése e-mailben vevő részére
Kézi számlatömbből kiállított számla esetében a vevő részére postára kell adni a számlát vagy személyesen át kell adni. Ezzel szemben a számlázó programban kiállított számla kiküldhető a vevő részére e-mailen keresztül közvetlenül a számlázóból. Továbbá követhető, hogy a vevő letöltötte-e, befogadta-e a számlát. Amennyiben úgy látjuk a számla státuszán, hogy a vevő nem töltötte le a számlát huzamosabb ideig, akkor lehetőségünk van újra küldeni a részére. Ezzel szemben egy postán kavargó számláról sokkal tovább tart kideríteni, hogy mi történt a számlával. Mindez pedig értékes idő, mert, amíg számlabefogadó nem kapja meg a számlát, addig nem fog fizetni, teljesíteni.
Fizetési információk rögzítése
Ha pedig végre megkapta a számlát a vevőnk, akkor jó lenne látni, hogy melyik számlánk került már teljesítésre és melyik az, amelynél csúszik a fizetés. Minden cég szeretné pontosan látni a kintlévőségeit, hogy tudjon hosszú távra tervezni. Ebben mindenképpen segítségünkre lehet egy számlázó szoftver, hiszen rögzíthetők és követhetők benne a beérkezett fizetési információk.
Statisztikák
A fizetési információkon túlmenően egyéb statisztikák is lekérdezhetők egy számlázó rendszerből. Kimutatásokat tudunk végezni az egyenlegünkről, a befizetendő ÁFA-ról, egy-egy vevőhöz kapcsolódóan lekérdezéseket lehet végezni, havi vagy éves kimutatásokat tudunk készíteni. Ezek mindenképpen átláthatóbbá teszik egy cégvezető számára a cégének helyzetét, könnyebben tud tervezni a jövőre nézve.
Adatexport
Számlatömbben készített számla esetében a kiállított számlákat el kell juttatni a könyvelő részére, aki a számlákról begépeli az adatokat a könyvelő programjába. Számlázó programban létrejött számla esetében a számlaadatok exportálhatók a könyvelőprogram részére, így azokat nem kell újra rögzíteni adóhatósági bevallások készítéséhez. A kiállított számlák pedig elektronikusan továbbíthatók a könyvelő részére. Ezzel rengeteg adminisztrációs időt és energiát lehet spórolni.
Számlatárolás
A papír alapú számlák tárolása előbb-utóbb papírhegyeket eredményez. A tárolás, archiválás egy számlázó program esetében sokkal könnyebben megoldható, hiszen például a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó a kiállított számlákhoz - előfizetési csomagtól függően - akár 10 évig online elérhetőséget biztosít ügyfelei számára.
Jogszabályi előírások naprakész figyelése
Ha papír számlatömbben írjuk meg számláinkat, akkor az éppen aktuális jogszabályi előírásokkal képben kell lennünk ahhoz, hogy szabályosan tudjunk kiállítani egy számlát. Számlázó rendszer használata során a naprakész jogszabálykövetést a számlázó program vállalja, így mindig szabályos számlát tud egy felhasználó kiállítani. Erre példa, hogy jelenleg kézi számlatömbben kiállított számla esetében, ha a számla NAV Online Számla jelentésre kötelezett, akkor az adatszolgáltatást az adózónak kell elvégeznie a NAV oldalán kézzel. Ha számlázó programot használ a számlakiállító, akkor az adóhatósági jelentés azonnal és automatikusan történik meg a NAV részére.
Összefoglalva
Számlázó program használata során többféle kényelmi funkciót vehetünk igénybe, amelyek adminisztrációs és munkaerőforrás terheket vesz le a vállunkról. Hosszú távon pedig mindenképpen megéri a cég vezetése számára, ha a felszabadult erőforrásokat másra tudják felhasználni.
Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!
