A legfontosabb vállalati dokumentumok 90%-a csak papír formában létezik, így érthető, hogy azok eltűnése vagy sérülése igen komoly fejfájást okozhat a cégvezetőknek. A mai vállalatok megközelítőleg 70%-a 3 héten belül csődbe is menne, ha ezek az alapvető dokumentumaik megsemmisülnének.

A másik legnagyobb probléma, ezeknek a kinyomtatott dokumentumoknak a rendszerezése. A becslések szerint a papírok 90%-át nem megfelelően szortírozzák, ezért lehetséges, hogy átlagosan 18 percbe telik megtalálni egy-egy keresett nyomtatványt, szerződést a felmérések alapján. Összességében, azoknál a cégeknél, ahol papír formában tárolják az adatokat, a dolgozók az idejük 20-40%-át töltik keresgéléssel, ami mind kiesett termelékenység jelent a cég számára.

Nem árt megfontolni a nyomtatás és irattárolás költségeit is. Míg egy merevlemezen több millió dokumentum is könnyen, rendszerezetten, gyorsan kereshető formában tárolható, addig a papírlapok hihetetlen raktárakat tölthetnek meg egy nagyobb cég esetében, melyeket folyamatosan fenn is kell tartani, a papírok biztonságát pedig komolyan felügyelni kell.

Végül nem szabad elhanyagolni a környezeti hatásokat sem. Egyre több vásárló választ tudatosan zöld, természet-centrikus vállalatot, mely gondolattal nehezen összeférhető a milliónyi lapok nyomtatása. Amerikában a papír-ipar a negyedik legnagyobb üvegházhatású gázt kibocsátó szegmens, és ezen gyárak az ipar széndioxid termelésének 9%-áért felelősek.

Nemcsak a globális felmelegedés mérséklése, de saját cégének hatékonysága miatt is rendkívül fontos, hogy folyamatosan egyre kevesebb nyomtasson és inkább digitális formában tárolja dokumentumait, mely végső soron gyorsabb, hatékonyabb és olcsóbb megoldás lehet.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!