Körülbelül 10 évvel ezelőtt az akkor hatályos jogszabályi környezet az elektronikus számlát két technikai előállítási móddal határozta meg: PKI vagy EDI e-számla létezett csupán.

A PKI (Public Key Infrastucture, azaz nyílt kulcsú infrastruktúra) azt jelentette, hogy az e-számlának legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időpecséttel ellátott dokumentumnak kellett lennie. Az akkor hatályos törvények nem zárták ki a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnál szigorúbb követelményekkel rendelkező minősített elektronikus aláírás alkalmazását sem, azonban azt kötelezően nem írták elő.

Mivel az elektronikus aláírás az elektronikus számla hitelességét hivatott szolgálni még manapság is, ezért ebben az esetben elválaszthatatlanok egymástól: egy aláírás csak egy számlához tartozhat. Amennyiben egy már hitelesen aláírt számlán módosítás történik, akkor az aláírás elveszíti hitelességét, a számlát ismételten alá kell írni digitálisan.

A digitális aláírás egy olyan kriptográfiai eljárás, amely során nyilvános kulcsú titkosítást alkalmazunk. Ezzel a módszerrel igazolni tudjuk az aláíró személyét és azt, hogy az adott dokumentum az aláírása óta nem változott meg, nem módosítottak rajta.

Az aláírás mellett az időbélyeg az elektronikus dokumentum pontos időpontját határozza meg. Egy olyan kódsorozat, amely azt igazolja, hogy az adott dokumentum kétséget kizáróan akkor keletkezett, amely időpontban az időpecsét a dokumentumra került, azt utólag módosítás nem érte.

Az elektronikus aláírást és időbélyeget kizárólag hitelesítés szolgáltatótól lehet vásárolni és elektronikus aláírás szolgáltató helyezi rá a dokumentumra.

Ezzel szemben az EDI (Electronic Data Interchange) számla esetében, azaz az elektronikus adatcsere rendszerben nincsen szükség fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírásra a számlán, ugyanis az adatcsere kétszereplős és a rendszer maga zárt. Ebben az esetben a megbízhatóságot és a hitelességet az említett zárt kommunikációjú rendszer biztosítja.

Megengedett új módszerek
Az első lépés az elektronikus számla napjaink felé vezető útvonalán az 2010/45/EU irányelv megjelenése volt, amely már elfogadta az új és egyéb hitelesítési lehetőségeket az elektronikus dokumentum hitelesítésére. Ez azt jelentette, hogy a technológiai megoldásokat nem redukálták le a PKI és az EDI megoldásokra, hanem nagyobb rugalmasságot biztosítva lehetőséget adtak új technológiák bevezetésére, használatára. A jogalkotó szándéka szerint a technológiai megoldások redukálásának feloldásával az elektronikus számlázás elterjedését kívánta elősegíteni az Európai Unió tagállamaiban.

A 2013. január 1-jén életbe lépett változások következtében az időbélyeg már nem volt alapkövetelmény a PKI rendszerben kiállított e-számlán. Az Európai Unió az új szabályozással azt határozta meg, hogy az elektronikus számlák nemcsak elektronikus aláírással és időbélyeggel, illetve az EDI rendszeren keresztül továbbítva hitelesek, hanem a megengedett más módszerrel előállított számlák is megbízhatóak lehetnek.

Hármas alapelvnek való megfelelés
Ugyanakkor egy nagyon fontos hármas követelményt állított fel jogalkotó mind az elektronikus számla, mind a hagyományos számla tekintetében, akármilyen technológiai megoldással történik is a hitelesítése a dokumentumnak. A jogszabály szerint a számlának teljesítenie kell az alábbi alapelveket: biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és emberi szem által történő olvashatóságát.

A fenti követelményeknek való megfelelés technikai módszereként mind a mai napig legelterjedtebb megoldás a digitális aláírás és időpecsét együttes használata. A szóban forgó EU direktíva és a vele jogharmonizáló magyar ÁFA törvény az alapelvek megbízható betartására szintén az elektronikus aláírást javasolja az e-számlára.

Egyenértékű aláírás
2016. július 1-jén életbe lépő Európai Parlament és Tanács 910/2014/EU rendelete, másnéven eIDAS rendelet négy szolgáltatást nevez meg az elektronikus aláírással kapcsolatban: hitelesítés szolgáltatást (minősített és nem minősített szolgáltatókkal); időbélyeg szolgáltatást; aláírás-létrehozó eszköz szolgáltatást és elektronikus archiválás szolgáltatást.

Továbbá a rendelkezés többek között egyértelműen azt is kimondja, hogy a polgári perrendtartásról szóló törvény szerint a minősített elektronikus aláírással hitelesített dokumentum teljes bizonyító erejű okirat, amely lehet magánokirat vagy közokirat kiállítására jogosult személy, jogi személy által készített dokumentum esetében közokirat.

Ezzel a rendelkezéssel a minősített elektronikus aláírást a kézzel írott aláírással egyenértékűvé emelték, illetve tekintik a továbbiakban.

Táguló terek
Miután a 2010/45/EU irányelv fogalma szerint e-számlának minősül az a számla, amely a kibocsátás és a befogadás pillanatában is elektronikus, azaz elektronikus jelek formájában tartalmazza a számlaadatokat, így napjainkra a PDF számla elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül is teljesen elfogadott e-számlává kezd konvertálódni.

Köznapi nevén a „sima PDF számla” egyelőre még kérdéses, hogyan tudja az elvárt hármas alapelveknek való megfelelést biztosítani? De népszerűsége és elterjedése miatt a magyar adóhatóság mára teljesen jogszerű magatartásnak fogadja el, ha a felek előzetesen megállapodnak a „sima PDF számla” befogadásának tényéről és annak módjáról. Nagyvállalatok és multi cégek továbbra is minősítetten aláírt elektronikus számlát vagy EDI e-számlát bocsátanak ki és fogadnak be, ugyanis vitás helyezetekben perdöntő lehet egy időpecsét vagy egy digitális aláírás megléte és adattartalma.

Mindenképpen javasolt a PDF számla befogadásakor körültekintőnek lennünk, azonban a jövő abba az irányba mutat, hogy nemsokára kizárólag számlaadat tartalmat fogunk csak küldözgetni egymásnak, nem lesz szükség a számla képi megjelenítésére, hiszen jönnek a számlaadat feldolgozó rendszerek, aminek első lépésének tűnik a NAV Online számla funkciója.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!