Amikor a cégünk számára számlázó programot választunk, akkor már a keresgélés ideje alatt körvonalazódik pár igény, amelyet elvárnánk egy számlázó programtól: például törzsadatkezelés, devizás számlázás, többnyelvű számlasablonok használata, sztornó funkció, stb. Ugyanakkor egy számlázóval szemben már törvényi szinten is vannak elvárások, amelyeket többek között a 23/2014.(VI.30.) NGM rendelet fogalmaz meg. Melyek a sarkalatos pontok, amiket mindenképpen tudnia kell egy számlázónak a törvény szemszögéből?

Kihagyás és ismétlés nélküli sorfolytonos sorszámozás
A számlázó rendszerben a számla sorszámának kiosztása kihagyás nélkül, sorfolytonosan kell történnie adott cég adott számlatömbjében. Akkor működik jól a számlázó, ha az egy számlatömbön belüli sorszámozás mindig egynél kezdődik és megszakítás nélkül, sorfolytonosan halad előre (pl.: az első számla sorszáma pl.: BLF0001). A számlák sorszámát a rendszernek automatikusan kell generálnia sorfolytonosan, így azt a felhasználó nem tudja befolyásolni vagy módosítani. A rendszernek a kiállított számlák sorszámát adatbázisban kell tárolnia sorfolytonosan. A sorszámozás folytonossága akkor sem sérülhet, ha az adóalany olyan számlát állít ki, amely az ÁFA törvény hatálya alá nem tartozó ügyletről bocsát ki számlát és ennek a bizonylatnak a kiállítása ugyanezen a sorszámtartományon belül történik meg.

Bejelentési kötelezettség teljesítése
Amennyiben egy cég egy számlázót elkezd használni, akkor a NAV részére bejelentési kötelezettsége van adott számlázóról. A bejelentést a SZAMLAZO-01-es nyomtatványon kell megtenni. Bejelentési kötelezettsége az adóalanynak van, azonban a bejelentést elősegítheti adott számlázó az adatok előkészítésével vagy a nyomtatvány kitöltésével, példa nyomtatvány bemutatásával. Jó tudni, hogy a NAV ONLINE SZÁMLA számlázó használatát is le kell jelenteni a NAV részére. Továbbá kijelentési kötelezettség is terheli adóalanyt, hogyha egy számlázót már nem használ többé.

Adatexport és Adatszolgáltatási funkciók
A számlázó programoknak 2016-tól offline adatexport funkcióval kell rendelkezniük, míg 2018. július 1-jétől pedig online adatszolgáltatással. A két funkció célja eltér egymástól, ezért az adóhatóság nem szándékozza a korábbit kivezetni, a két funkciónak egymás mellett kötelező jelleggel jelen kell lennie a számlázóban. Az offline adatexport célja, hogy egy adóhatósági ellenőrzés során az ellenőrző hatósági személy részére átadhatók legyenek a számlaadatok olyan formában, hogy azt az ellenőr gyorsan és hatékonyan fel tudja dolgozni. Míg az online adatszolgáltatás célja egy egyidejű számlaadat szolgáltatás a folyamatos ellenőrzés érdekében a 100 000 Forintot elérő vagy meghaladó adótartalommal rendelkező, belföldi adóalany cég számára kiállított számlákról.

Dokumentáció
A számlázó program felhasználó számára történő rendelkezésre bocsátásakor a számlázó fejlesztője és/vagy értékesítője köteles felhasználó részére rendelkezésre bocsátani a számlázó program felhasználói dokumentációját. A leírásnak felhasználóbarát módon, közérthetően be kell mutatnia a számlázó funkcióit. A dokumentációban nem szerepelhet olyan funkció, amellyel nem rendelkezik a rendszer, de minden olyan funkciót le kell írni, amelyet használni tud felhasználó. Célszerű minél részletesebben és képekkel illusztrálni a számlázó működését, mert az ügyfelek így könnyebben megértik egy új rendszer használatát.

A számlázó program funkcióinak módosítása esetén a számlázót értékesítő köteles rendelkezésre bocsátani a vevő, felhasználó részére a dokumentáció frissítését, a funkciómódosítást leíró kiegészítést, módosítást. Szintén fontos tudni, hogy a számlázót használó adóalanynak a felhasználói dokumentációt és hozzá tartozó frissítéseket, leíró kiegészítéseket az ezzel a számlázóval kibocsátott számlán áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni. Azaz egy számla kibocsátását követő 5 évig. A könnyebbség annyi, hogy adóalany ennek a kötelezettségének elektronikusan is eleget tehet.

Próbaszámla kiállítása
Az adóhatóság jogosult a számlakiállítás folyamatát úgy is ellenőrizni, hogy a felügyelete alatt, a jelenlétében próbaszámlát állít ki számlakibocsátó. Amennyiben ilyen jellegű kéréssel él a NAV, úgy az egyes funkciók ismeretéhez szüksége van a teljes felhasználói dokumentációra.

Megfelelőségi nyilatkozat
A számlázó program fejlesztője köteles kiállítani adóalany részére (cégre szólóan) megfelelőségi nyilatkozatot, amelyben kijelenti, hogy a számlázó program a mindenkori hatályos jogszabályok szerint működik. Ez a nyilatkozat lehet különálló vagy a T-Systems által forgalmazott Billzone.eu esetében az ÁSZF részét képezi.

Összegzés
Látható, hogy az adóhatóság és a felhasználó eltérő igényeket állít egy számlázóprogrammal szemben. Ezért érdemes mindkettő igényt alaposan körbejárni, mert még olyan eset is elképzelhető, hogy egy számlázó lefedi minden ügyfélelvárásunkat, azonban a hatályos törvényeknek nem minden esetben felel meg. Ez esetben pedig könnyen előfordulhat, hogy mint számlakibocsátó nem törvényesen járunk el a számlakibocsátás során. Ennek elkerülése érdekében: számlázó program kiválasztáskor egyik fő szempont legyen a hatályos jogszabályoknak történő folyamatos megfelelés.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!