Integrációk egy számlázó programhoz - így lehet könnyebb életed, ha online számlázol

Integrációk egy számlázó programhoz - így lehet könnyebb életed, ha online számlázol
Mi is az az integráció és mivel nyújt többet egy számlázó program, ha minél több integrációval rendelkezik?

Egy alkalmazáshoz, rendszerhez történő integráció azt jelenti, hogy egy másik alkalmazást, modult vagy beillesztünk vagy valamilyen csatornán keresztül elérhetővé tesszük a meglévő programon keresztül. Korábban előnyösnek számított, ha egy rendszer minél több funkcióval rendelkezett. Ez a számlázók esetében azt jelentette, hogy tudjon készletet kezelni, tudjon pénztárbizonylatot kiállítani, törzsadatokat tárolni, stb. Ma már inkább azt valljuk, hogy egy jó rendszerhez tartozzon minél több integráció és lehessen hozzá is integrálódni. Mit is jelent ez a gyakorlatban?

Könyvelőprogram adatexport
Ahhoz, hogy a kiállított számlák adatai minél előbb és kényelmesebben a könyvelőprogramban kerüljön feldolgozásra, ahhoz az adott számlázó rendszerben ki kell építeni az egyes könyvelőprogramok felé történő integrációt. Az integráció történhet interfészen keresztül vagy akár adatfájl kinyerése formájában is. Azaz a rendszer legyárt a kijelölt számlákról egy meghatározott formátumú adatfájlt, amely tartalmazza a számla adatokat. Majd ez a fájl betöltésre kerül a könyvelőprogramba, ahol egy gombnyomással beolvasásra kerülnek a számlaadatok. Ezzel rengeteg idő és munkaerő takarítható meg, mind a számlakiállító, mind pedig a könyvelő cég részéről.

Webáruház integráció

Egyre inkább bővülő e-kereskedelmi világunkban elengedhetetlen, hogy a gombaként növekvő webáruházak vásárlásait minél gyorsabban, kényelmesebben és pontosabban ki lehessen számlázni a vevők részére. Az sem utolsó szempont, hogy olyan esetben, ha a vevő például felhő szolgáltatást vagy bármilyen más olyan szolgáltatást vásárol, amelyet nem kell becsomagolva kiküldeni a részére, akkor a papír számla sem szükséges. A vásárlónak mind a szolgáltatás, mind a róla szóló számla elküldhető elektronikusan.

Ehhez csupán annyi szükséges, hogy a webáruházunk motorja (például Woocommerce, Shopify, OpenCart, Shoprenter, Unas) össze legyen kötve a számlázó programmal, azaz a vásárlásból származó számla adatok átkerüljenek a számlázó programba.

Postázási integráció

Ha mégis úgy döntünk, hogy papíron szeretnénk elküldeni a számlát a vevőnk részére, akkor a T- Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó esetében például lehetőség van arra, hogy a Hibridlevél.hu integráció segítségével a pdf számlánkat átküldjük borítékolásra és postázásra a vevő címére. Így kisebb költségráfordítással megspórolhatjuk a postázáshoz szükséges emberi munkaerőt. Aktuális árfolyam Uniós piaci szereplőként egyre több devizás számla készül Magyarországon. Amennyiben ÁFA tartalommal rendelkezik a számla, akkor kötelező feltüntetni az aktuális árfolyamot. Ehhez nyújt segítséget, ha a számlázóprogram rendelkezik olyan integrációval, amely automatikusan lekérdezi és tárolja a rendszerben Magyar Nemzeti Bank hivatalos árfolyamát és így az árfolyam könnyedén megjeleníthető a számlán.

Webservice integráció Az API integráció lehetővé teszi, hogy bármilyen rendszerből érkezhet számlaadat a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó részére. Egy speciális szabályoknak megfelelő HTTPS hívással létrehozható az adatkapcsolat, majd a hívásnak tartalmaznia kell a megfelelő formátumú xml-t, amely leírja a számlaadatokat. Ezekből a bejövő számlaadatokból állítja elő a számlázó program a számlát. Ezzel a módszerrel automatizált számlázást lehet létrehozni nagyszámú és tömeges számlák esetére. Továbbá fontos, hogy az automatizálás esetében egyúttal kiküszöböljük a hibázási, félregépelési lehetőséget a számlakiállítása során.

NAV Online Számla

Ne feledkezzünk meg a NAV Online Számla integrációról sem, amely minden számlázó program részére kötelező törvényi előírás. Ebben az esetben szintén egy integrációról beszélünk, amely megvalósítja, hogy a számlaadatok azonnal, emberi beavatkozás nélkül adatszolgáltatásra kerüljenek az adóhatóság részére a törvényben megahatározott számlákról.

A határ a csillagos ég…

a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó rendszerben egyedi fejlesztésre található továbbá osztrák péntárgéppel történt integráció, optikai szövegfelismerő szolgáltató felé történő integráció, saját CRM rendszerek felé történő integráció (Salesforce, SAP). Látható, hogy végtelen számú integráció történhet meg egy számlázóban, hiszen az évek során egyre több igény merül fel a különböző rendszerek, szolgáltatások összekapcsolására, integrálására.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Katona Andrea

2014 óta a piacon lévő Billzone.eu online és elektronikus számlázó szolgáltatás termékfelelőse. Számlázási szakértőként jártas az e-számla, digitális aláírás, időpecsét kérdéskörben, ...