Hogyan lehet befogadni egy elektronikus számlát?

Hogyan lehet befogadni egy elektronikus számlát?
Van-e különbség az elektronikus számla és a papír alapú számla befogadása között? Mire kell odafigyelni elektronikus számla befogadása esetén? Az elektronikus számla ugyanazzal az adattartalommal kell, hogy rendelkezzen, mint egy papír alapú számla.

Az elektronikus számla befogadásához a számlabefogadó előzetes jóváhagyása szükséges
Az 2010/45/EU irányelv és az ÁFA törvény kimondja, hogy az elektronikus számlázásnak a feltétele a számlabefogadó beleegyezése. Azaz a felek között szükséges az előzetes megállapodás az elektronikus számla befogadásáról.

Mit jelent ez a gyakorlatban?
A számlabefogadót mindenképpen szükséges a számlakibocsátás előtt tájékoztatni arról, hogy részére elektronikus számlát állít ki számlakibocsátó. Az előzetes tájékoztatás történhet írásban, de elegendő bármilyen szóbeli megállapodás is, erre vonatkozólag a törvény nem vár el és nem közöl további megkötéseket.

A Billzone.eu online számlázóval kiállított számlák esetében a vevő a számláit egy számla letöltő oldalon található számla letöltő linket segítségével töltheti le a számláit. Ugyanezen az oldalon jól látható módon tájékoztató szöveg szerepel arról, hogy a számla letöltése egyúttal a számla befogadását jeleneti. Azaz, aki a számla letöltő linkre rákattint, az ráutaló magatartásával kifejezi a számla befogadására irányuló szándékát.

Az elektronikus számla befogadása esetén mit kell ellenőrizni?
Az elektronikus számla ugyanazzal az adattartalommal kell, hogy rendelkezzen, mint egy papír alapú számla. Azaz az elektronikus számlának ugyanazt kell tartalmaznia, mint egy hagyományos számlának, ebben nem térnek el egymástól. Azonban az elektronikus számla digitális aláírást és időpecsétet tartalmaz, amely biztosítja a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét.

Az elektronikus számlán az aláírás hitelessége az Adobe Reader segítségével ellenőrizhető az aláírás vagy tanúsítvány menüpont alatt.

Befogadható-e egy sima PDF számla?
A hatályos jogszabályok és a NAV állásfoglalása szerint az olyan PDF számla, amely nem tartalmaz digitális aláírást és/vagy időpecsétet –¬¬ azaz sima PDF számla – befogadható úgy, hogy felek előzetesen megállapodnak a számla kibocsátási és befogadási eljárásukról, azokat részletesen szabályozzák. Azaz eljárásrendjük során lefektetnek olyan szabályokat, amelyekkel biztosítani tudják az elvárt alapelveknek való megfelelést: a számla eredetének hitelességét és adattartalmának sértetlenségét.

Hogyan kell megőrizni egy elektronikus számlát?
Az elektronikus számla csak elektronikus formában hiteles, azaz nem nyomtatható ki, papír alapon nem létezhet. Ebből következően az e-számla megőrzése csak elektronikus formában történhet meg.

Az elektronikus számla megőrzésére a 114/2007.(XII.29.) a digitális archiválás szabályairól szóló GKM rendelet vonatkozik, amely rendelet kimondja, hogy számla archiválási szolgáltatást csak az erre felhatalmazással rendelkező archiválási szolgáltató nyújthat. Számla archiválásához nagyon szigorú feltételeknek kell megfelelni. Ebből következően tehát különbséget teszünk számla archiválása és számla megőrzése között. Archiválást csak archiválási szolgáltató nyújthat, míg számla megőrzést bármely szolgáltató. Azonban a megőrzés szintjei között is lehet minőségi különbség: nem mindegy, hogy a megőrzés egy CD-re történő kimentést takar vagy a felhőben redundásan mentett adatokat. Mivel a kis- és középvállalkozásoknak a számla archiválás az elvártnál nagyobb anyagi és egyéb erőforrás ráfordítást jelentene, ezért az adóhatóság részéről általánosságban elfogadható jogkövető magatartás az, ha az elektronikus számlák minimum két helyen mentésre kerülnek: például a számlakibocsátó számítógépén vagy CD-re kiírva és a számlázási szolgáltatónál is megőrzésre kerülnek egyszerre.

A vevők többsége miért nem akarja befogadni az e-számlát?

Azon vevők, akik nem akarnak elektronikus számlát befogadni, azok döntő többsége a következő indokokkal utasítja el az e-számla befogadást. Egyik indok, hogy a számlabefogadó könyvelője nem tudja lekönyvelni, kontírozni vagy a könyvelési ügymenetébe beépíteni az e-számla feldolgozását. A másik indok a korábban már említett archiválási nehézségektől való elrettenés az oka.

Milyen előnyei vannak az elektronikus számla befogadásának?
Ha levetkőzzük az e-számlával kapcsolatos előítéleteket, akkor kimondható, hogy lényegesen könnyebb az e-számlával az ügyviteli életünk. E-számla befogadása esetében megszűnnek a tornyosuló papír hegyek, ugyanis az e-számla csak elektronikus formában őrizhető meg. Az elektronikus számla adatai könnyen és gyorsan feldolgozhatók. Ha a számláinkat számlázási szolgáltató őrzi meg a részünkre, akkor a meglévő számlaadatokból gyorsan és könnyen különböző statisztikák, analitikák készíthetők.

Mi a jövő?
A 2018. július 1-jétől bevezetésre kerülő NAV Online Számla funkcióval a számla adatok egységes struktúrában leírhatóvá válnak, akár e-számláról, akár hagyományos papír alapú számláról beszélünk. Így egy-egy számla feldolgozása még gyorsabb, pontosabb és célzottabb lesz. Egyre kevésbé lesz szükségünk a számla nyomtatott verziójára, egyre inkább felváltja azt a minél gyorsabban befogadható és feldolgozható számla adattömeg.

Kövesd az oldalunkat a Facebook-on és a Twitteren is!


Katona Andrea

2014 óta a piacon lévő Billzone.eu online és elektronikus számlázó szolgáltatás termékfelelőse. Számlázási szakértőként jártas az e-számla, digitális aláírás, időpecsét kérdéskörben, ...